8 vinkkiä – Miten ylläpitää ja parantaa maksuvalmiutta
Turbulenttien aikojen ollessa horisontissa – tai vaikkapa yhtiön ollessa vahvassa kasvussa – on tärkeä arvioida ja sisäistää yrityksen tämänhetkinen kyky selviytyä lyhytaikaisista velvoitteista sekä hahmottaa myös mahdollista tulevaisuuden maksuvalmiutta. Lisäksi omien ajatusten pankkiholvissa on välttämätöntä olla perusymmärrys siitä, mitkä ovat ne keinot, joilla yrityksen kykyä selviytyä jokapäiväisistä velvoitteistaan voidaan parantaa. Ohessa muutamia keinoja maksuvalmiuden parantamiseksi ja ylläpitämiseksi, ettei yhtiö jäisi kasipallon taakse myrskyisempien aikojen koittaessa:
1) Seuraa maksuja ja maksunvalvontaa
Neuvo saattaa tuntua itsestään selvältä lähestymistavalta hyvän maksuvalmiuden saavuttamiseen ja ylläpitoon. Mutta siltikin muistutan: Yhtiön tulovirrat liiketoiminnasta luovat positiivisen kassavirran, jolla yhtiö maksaa menojaan. Jos tämä tulovirta sakkaa siksi, että maksunvalvontaa ei juurikaan harjoiteta tai pahimmassa tapauksessa maksuja ei seurata, voi yhtiön maksuvalmius vaarantua nopeastikin. Maksunvalvonnan sateenvarjon alle kuuluu myös asiakkaiden luottokelpoisuuden tarkistaminen: Vaikka myyntilasku lähtisikin liikkeelle, se ei lämmitä yhtiötä, jos siitä ei saada kassavirtaa laskun eräännyttyä. Jos asiakkaan maksukelpoisuus on yksi iso kysymysmerkki, ennakkolaskuta asiakasta ennen suoritteen lähettämistä tai tuottamista asiakkaalle.
2) Ennakkomaksut tai osamaksut
Ennakkomaksujen ja osamaksujen käyttö parantaa yhtiön kassavirtaa ja maksuvalmiutta lyhyellä aikavälillä. Varsinkin liiketoiminnoissa, jotka ovat projektiluonteisia, on perusteltua käyttää maksuposteja. Siten asiakas maksaa projektista valmiusasteiden mukaan ennalta sovittuja summia maksupostiaikataulun mukaan. Jos projekti maksettaisiin vasta valmistuessaan, voisi kannattavakin iso projekti viedä yhtiön hetkellisesti maksuvaikeuksiin. Projektin kulut, kuten palkat ja vaikkapa materiaalikustannukset kuitenkin juoksevat projektin valmistumisajan ja luovat negatiivista kassavirtaa. Edellä mainittu negatiivinen kassavirta kertaantuu, jos projekteja on useampia ja ennakkomaksuja tai maksupostitaulukoita ei ole käytössä. Tiivistettynä: sovitut maksupostit ja ennakkomaksut luovat kassavirralle ennakoitavuutta, joka lisää kontrollia, joka on yhtä kuin kassan hallintaa.
3) Myyntien ja ostojen maksuehtojen sovittaminen yhteen sekä niiden tehostaminen
Jos mahdollista, sovita maksuehdot siten, että myyntisaamiset realisoituvat tuloista nopeammin, kuin ostovelat realisoituvat menoista. Tämä parantaa yhtiön maksukykyä ja oman toiminnan rahoittaminen on helpompaa. Tätä voi seurata isossa kuvassa myyntisaamisten ja ostovelkojen kiertoaikoja mittaamalla. Myyntisaamisten kiertoajan on hyvä olla hieman ostovelkojen kiertoaikaa pienempi.
Yksinkertaistettuna ja esimerkinomaisesti ideaalitilanne voisi olla se, että myyntisaamisista kassaan kilahtaa valuuttaa 14 päivää myyntilaskun lähetyksen jälkeen ja maksuehdot mahdollistaisivat yhtiön toimittajille maksamisen 20 päivää laskun saapumisen jälkeen.
Kirjoittaja ymmärtää ja tiedostaa kuitenkin sen, että PK–kentässä ongelmana on usein isojen yhtiöiden kanssa maksuehdoista neuvottelu, koska heidän neuvottelupositionsa on pienempiin yhtiöihin nähden verrattain parempi.
4) Varastokäytännöt ja käyttöpääoman hallinta
Käyttöpääoma = Juoksevan liiketoiminnan sitoma rahamäärä. Yleinen kaava on seuraavanlainen: vaihto-omaisuus (varasto) + myyntisaamiset + osatuloutuksen saamiset – ostovelat – saadut ennakot.
Käyttöpääoman hallinnalla tarkoitetaan siis liiketoiminnan sitoman rahamäärän kontrollointia. Yhtiöiden käyttöpääoman tarve on usein toimialakohtaista, mutta nyrkkisääntönä voitaisiin pitää tämän tekstin kontekstissa sitä, että mitä vähemmällä käyttöpääomalla yritys operoi, sitä parempi.
Ohessa muutama ajatus ja herättelevä kysymys siitä, miten varsinkin varastoa voisi tehostaa, ettei se sitoisi itseensä mahdottoman paljon yhtiön rahaa ja siten söisi lyhyen aikavälin maksuvalmiutta:
- Ostetaanko oikeita hyödykkeitä varastoon oikean verran suhteessa toiminnan volyymiin?
- Rakenna läpikotainen ymmärrys siitä, minkä verran hyödykkeitä tarvitaan tuotannossa. Jos ymmärrystä ja tietoa ei ole, varaston arvo tuppaa kasvamaan turhan suureksi.
- Onko itse varastojärjestelmä kunnossa? Reaaliaikainen tieto siitä, mitä on varastossa, tukee ostopäätöksiä ja estää ostamasta turhia hyödykkeitä varaston nurkkiin.
- Tee jatkuvaa myyntiennustetta. Siten saat ennustetta myös siihen, mitä varastossa pitää olla lähitulevaisuudessa tuotannon ylläpitämiseksi.
- Myynti- ja ostomarkkinoiden tilanteen tunteminen. Tämä auttaa sekä myyntiennusteen laatimista, että ostopäätösten tekoa.
5) Laskurahoituksen käyttöönoton harkitseminen
Myyntisaamisten kiertoaikaa, eli rahan kilahtamista kassaan, voi nopeuttaa ulkopuolisen toimijan tarjoamalla laskurahoituksella. Tämä parantaa yhtiön maksuvalmiutta, vapauttaa käyttöpääomaa ja mahdollistaa vaikkapa kasvuun investoimisen. Muista kuitenkin, että tällä on hintansa. Pyri verifioimaan päätös laskurahoituksen käyttöönotosta laskelmilla ja tiedolla, jotta päätökset tukevat tavoitteitasi.
6) Investointien sopivuus tilanteeseen
Yksinkertaistaen: Tee vain sopivia investointeja, jotka parantavat yhtiön tuottavuutta ja tehokkuutta. Arvioi myös investoinnin positiivisten kassavirtojen aikahorisonttia. Jos investointi sitoo paljon pääomaa, josta tulee tuottoa vasta pidemmällä aikavälillä, voi yhtiösi ajautua maksuvalmiuden kannalta ongelmiin. Oikein mitoitettu ja ajoitettu investointi kohentaa kassavirtaasi, sekä parantaa maksuvalmiuttasi.
7) Maksuvalmiustunnuslukujen trendien seuranta
Yksi hyvä keino oman liiketoiminnan ja kassavirran kuvan kirkastamiseksi ja ennakoimiseksi on seurata maksuvalmiustunnuslukujen kehityskulkua. Jos tunnusluvut trendaavat alaspäin, eli ovat menossa huonompaan suuntaan kuukausi kuukauden perään, voidaan olettaa, että se oireilee jostain perustavan laatuisesta ongelmasta ja syy-seuraus –suhde on löydettävä, sekä selvitettävä ennen kuin yhtiö ajautuu maksuvalmiusongelmiin. Kääntäen, ylöspäin trendaavat tunnusluvut antavat arvokasta informaatiota siitä, että jotain on tehty oikein. Tässäkin tapauksessa olisi myös hyvä löytää ja ymmärtää syyt siihen, miksi maksuvalmius paranee paranemistaan. Tämä parantaa kassan kontrollia ja auttaa ymmärtämään liiketoimintaa syvemmin.
8) Mahdollisimman realistinen kassavirtaennuste
Tämän tärkeyttä ei voi tarpeeksi alleviivata. Kassavirtaennuste parantaa huomattavasti yhtiösi kassavirran ja maksuvalmiuden hallittavuutta. Ennusteen teko pakottaa yhtiön toimijat ajattelemaan sitä, miten tulot ja kustannukset muodostuvat ja koska niistä on odotettavissa kassavirtaan liikehdintää. Jotta kontrolli kassavirrasta säilyy, on ennusteita tehtävä ja päivitettävä säännöllisesti.
Joskus yllä olevatkaan toimenpiteet eivät riitä kassan riittävyyden takaamiseksi. Silloin johdon on hyvä pohtia ulkoisen tai oman pääoman rahoitusta, jolla taataan kassan kestävyys vaikeamman ajan yli. Jo esimerkiksi tililimiitin avaaminen saattaa antaa yhtiön tarvitseman turvan lyhyellä aikavälillä.
Blogin kirjoittaja Joakim Schrey toimii TietoAkselilla Financial Advisorina.
Herättikö vinkkilistamme kysymyksiä tai mietteitä? Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää kuinka voisimme olla avuksi. Voit myös tutustua talousjohtamisen kattaviin palveluihimme.