Sopiva laskutusohjelma yrityksellesi osa 3/3: Palvelu ja hinta
Teemasarjamme lähenee loppuaan. Ensimmäisessä osassa käsittelimme asiakastarpeita ja toisessa osassa perehdyimme kokonaisvaltaisempien ERP-järjestelmien käyttömahdollisuuksiin. Lopuksi puhukaamme hieman hinnoittelusta ja palvelukokonaisuuksista.
Pidetäänkö yrityksestäsi huolta?
Ohjelmistoa valittaessa kannattaa kiinnittää huomiota siihen miten palvelu pelaa ja mitä se todellisuudessa pitää sisällään. Varmista ainakin seuraavat asiat:
Aloituskustannukset
Usein ohjelmistojen käyttöönottoon liittyy avausmaksuja. Niiden suuruus kuitenkin on kokonaisuutta katsoen pieni kuluerä, sillä kyseessä on vain kertaluonteinen kustannus. Lisäksi kannattaa selvittää, veloittaako ohjelmistotoimittaja erikseen käyttöön tulevien laskulomakepohjien tai perustietojen määrittelystä, ja minkä suuruisia verkkoyhteyksien avausmaksut ovat.
Päivitykset
Mikään kaupallinen ohjelmisto ei selviä nykyisessä kilpailussa mikäli sitä ei aktiivisesti päivitetä. Ilmaisohjelmistoissa ongelma on usein päivitysten verkkaisuus tai suoranainen puute. Ohjelmistoa valitessa kannattaa varmistaa päivitysten kustannuspuoli; pitääkö niistä maksaa erikseen vai sisältyvätkö ne laskutuslisenssiin tai palvelun kuukausimaksuun? Ottaako ohjelmistotoimittaja vastuun päivitysten lainmukaisuudesta esim. arvonlisäveron tai laskumerkintävaatimusten suhteen?
Tukipalvelut
Ongelmatilanteissa käyttäjän paras ystävä on toimiva tukipalvelu. Onko ohjelmistotoimittajalla asiakaspalvelu, johon voi tarvittaessa olla yhteydessä? Entä maksaako tukipalvelun käyttö erikseen? Saako apua kellon ympäri, vai vain virastoaikoina? Onko asiakaspalvelu tavoitettavissa vain puhelimitse, vai saako apua myös puhelin- ja chat- palvelun kautta?
Arkistointi ja lakisääteinen velvoite tositteiden säilyttämisestä
Kirjanpitolain mukaan kirjanpidon tositteita tulee säilyttää kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen. Ei pelkästään riitä, että myyntilaskut löytyvät laskutusohjelmasta, vaan tietojen tulee olla tallennettuna kahdelle eri tietovälineelle. Saako tilikauden myyntilaskut valmiiksi arkistoituina esim. CD- levylle vai pitääkö käyttäjän itse tehdä tämä? Ja ennen kaikkea mitä se maksaa?
Miten laskutuksen hinnoittelu muodostuu?
Paperisen myyntilaskun käsittelyprosessi koostuu laskun luonnista, tulostamisesta, kuorittamisesta, postileimauksesta ja postiin toimittamisesta. Verkkolaskutuksessa prosessi laskuttajan näkökulmasta puolestaan alkaa laskun luonnista ja päättyy heti seuraavaan vaiheeseen, lähetä- napin painallukseen. Lopusta huolehtii ohjelmistotoimittaja verkkolaskun välityksen tai tulostus- ja lähetyspalvelun ominaisuudessa. Paperiseen laskuttamiseen kuluu siis enemmän aikaa ja sitä kautta työkustannukset ovat suuremmat verrattuna sähköiseen laskutukseen.
Volyymi määrittelee hyvin pitkälle sen, missä vaiheessa sähköiseen laskutukseen kannattaa siirtyä. Mikäli laskuja on kuukausittain esim. vain yhdestä viiteen kappaletta, voi kokonaiskustannus avaus-, kuukausi-, tosite- ja lähetysmaksuineen tulla tyyriiksi. Laskumäärän kasvaessa sähköisen laskutuksen hyödyt alkavat kuitenkin hiljalleen maksaa itseään takaisin pienentyneinä työkustannuksina ja sitä kautta muuhun työhön vapautuneena aikana. Verkkolaskutuksen hyödyntäminen tuo lisäksi prosessiin toimintavarmuutta ja nopeutta, sillä laskut eivät jää Postin lajittelukoneen uumeniin. Käytännössä ne ovat perillä vastaanottajan päässä saman päivän aikana.
Lopulta sähköisen taloushallinnon hyödyntäminen kiteytyy vain yhteen ainoaan kysymykseen: Mihin haluat aikasi käyttää?
Sopiva laskutusohjelma yrityksellesi osa 2/3 – Toiminnanohjaus ja pilvi