Eihän taloushallinto ole yrityksesi heikoin lenkki?
Taloushallintoa ajatellaan edelleen usein pakollisena pahana, jota täytyy tehdä lakisääteisten velvollisuuksien vuoksi. Taloushallinnon arvo on kuitenkin tosiasiassa ihan muualla kuin lakisääteisissä asioissa.
Tärkeintä eivät ole luvut, vaan mihin ne johtavat! Pystytäänkö niiden pohjalta tekemään päätöksiä, saamaan aikaan toimintaa ja mikä tärkeintä, myös haluttuja tuloksia? Tämä kysymys mielessäsi haastamme sinua arvioimaan yrityksen taloushallinnon todellista tilaa ja kehittämistarpeita.
Neljä tärkeää kysymystä, joilla arvioit taloushallinnon toimivuutta:
1) Onko taloushallinnon perusosaaminen riittävällä tasolla?
Taloushallinnossa osaaminen ratkaisee. Kuka tahansa voi kuvitella voivansa tehdä kirjanpitoa, mutta huonolaatuinen tekeminen voi tulla yritykselle pitkässä juoksussa hyvinkin kalliiksi. Pahimmassa tapauksessa yritys voi ajautua jopa konkurssiin virheellisen ja puutteellisen kirjanpidon laadinnan vuoksi. Valitettavia esimerkkejä tällaisista tilanteista on eteemme aina välillä oikeassa elämässä tullut.
Osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä pitäen sisällään myös kirjanpidon. Viime kädessä siis hallitus vastaa ja siksi sen kannattaa olla kiinnostunut siitä, voiko taloushallinnon tuottamaan dataan luottaa.
Hallituksen ja yritysjohdon tukena toimii luotettava tilintarkastaja, joka auttaa tarvittaessa huomaamaan ja korjaamaan taloushallinnossa esiintyviä virheitä tai puutteita. Taloushallinnon ollessa laadukkaasti tehty, voivat tilintarkastaja ja kirjanpitäjä yhteistyöllään tuottaa lisäarvoa yhtiön johdolle.
2) Tuottaako yrityksen taloushallinto tietoa reaaliaikaisesti?
Hallituksen ja yritysjohdon vastuu toiminnan jatkuvuuden seurannassa ja arvioinnissa korostuu erityisesti Covid-19 kaltaisissa poikkeustilanteissa. Yritysten hallitustyöskentelyltä ja johtamiselta vaaditaan siten enemmän kuin aiemmin. Taloudellisen tilanteen tarkastelun tulisi olla aktiivista ja jatkuvaa, ei ainoastaan tilinpäätöstä laadittaessa tapahtuvaa pohdintaa. Näin mahdollisiin haasteisiin kuten heikkoon maksukykyyn tai ylivelkaantuneisuuteen voidaan reagoida riittävän ajoissa.
Sähköinen taloushallinto on ainut oikea tapa tehdä asioita nykypäivänä. Paperista taloushallintoa emme suosittele kenellekään, koska silloin yrityksen johto joutuu perustamaan päätöksiä menneen tiedon varaan, eikä se ole läpinäkyvästi tarkasteltavissa.
3) Onko taloushallintoa suunniteltu ja optimoitu yrityksen tavoitteita peilaten?
Yritysjohdon tehtävä on huolehtia strategiatyön toteuttamisesta yrityksen omistajien tahtotilan ja hallituksen antamien linjausten mukaisesti. Johdon pitää pystyä näyttämään organisaatiolle suuntaa tulevaan. Suuntaa on vaikea antaa, jos taloustieto ei tue yrityksen todellisia tarpeita.
Toimialakohtaisten erityispiirteiden huomiotta jättäminen voi myöskin aiheuttaa odottamattomia haasteita taloushallinnon tekemiseen. Siksi suosittelemme aina taloushallinnon prosessien suunnittelua yrityksen erityispiirteet huomioiden.
Tässä muutamia esimerkkejä:
- Teollisuusyrityksissä on usein omia ERP-järjestelmiä esimerkiksi varastonhallintaan, joiden integroitavuus taloushallintoon on varmistettava. Myös laadukas ja räätälöitävissä oleva raportointi ja alalle keskeisten taloudellisten mittarien seuranta on tärkeää. Monet yritykset tekevät teollisuuden parissa myös ulkomaankauppaa, jolloin verotuksen erityiskysymysten tulee olla hallussa.
- Konsernien puolestaan kannattaa vaatia taloushallinnon palveluntarjoajaltaan vahvaa ohjelmisto-osaamista ja mahdollisuutta konsernikantojen automaattiseen yhdistelyyn. Kansainvälisissä konserneissa kielitaito, kyky vastata tiukkoihinkin raportointiaikatauluihin sekä IFRS-osaaminen merkitsevät myös paljon.
- Rakentamisen alalla puolestaan on syytä hallita esimerkiksi työmaa- ja urakkakohtaiset seurannat, ALV-erityiskysymykset, toimialakohtaiset räätälöidyt ohjelmistoratkaisut sekä osatuloutukset.
4) Onko yrityksessä hyödynnetty talousjohtamisen mahdollisuuksia?
Toimivan nykyaikaisen taloushallintojärjestelmän ominaisuuksia hyödyntämällä tai integroimalla taloushallintojärjestelmään BI-työkalu, voidaan raportointia tehostaa merkittävästi.
Raportoinnin tuottamaa dataa täytyy jonkun myös osata tulkita. Jos yrityksen oma talousosaaminen ontuu, voi tilannetta helposti paikata ostamalla osaamista asiantuntijapalveluna. Liiketoimintaan, kilpailijakenttään ja markkinatilanteeseen hyvin perehtynyt talousasiantuntija voi tuottaa johdolle hyödyllistä tietoa kuten tulosbudjetit, investointilaskelmat ja laskelmat tuotekustannuksista.
Tyypillisiä tavoitteellisia seurantakohteita voivat olla esimerkiksi toiminnan kannattavuus tuotteittain, tuoteryhmittäin tai asiakkaittain. Laskelmilla seurataan, miten hyvin tai huonosti asetetut tavoitteet on saavutettu, jonka jälkeen voidaan tehdä tarvittaessa suunnitelmia tilanteen korjaamiseksi.
Kirjoittaja Sanna Vähäkömi on TietoAkseli Groupin taloushallintopalveluiden liiketoimintajohtaja. Hänellä on pitkä kokemus taloushallinnon johto- ja asiantuntijatehtävistä.
Me TietoAkselilla haluamme auttaa asiakkaitamme tekemään liiketoimintansa tavoitteista totta. Olemme suomalainen perheyritys ja tarjoamme talous- ja henkilöstöhallinnon, tilintarkastuksen ja yritysjärjestelyiden skaalautuvia ratkaisuja, modernilla teknologialla ja henkilökohtaisella palvelulla. Olemme asiakkaidemme tukena yrityksen elinkaaren kaikissa vaiheissa.
Siksi rohkaisemmekin yrityspäättäjiä arvioimaan, toimiiko oma taloushallintosi ajan- ja tarkoituksenmukaisesti. Sillä kuten hallituksen puheenjohtajamme Mikko Akselinin on todennut: ”Oikea aika ajatella tulevaisuutta on tänään, sillä tulevaisuus alkaa juuri nyt.”
Otathan yhteyttä – autamme mielellämme sinua etsimään parhaan ratkaisukokonaisuuden yrityksesi taloushallinnon hoitamiseen!
Tutustu tarkemmin yritykseemme
Tutustu palveluihimme