Excel-hirviöistä BI-kaunottariksi – uusiksi niin raportointikäytänteet kuin toimintatavat
Excel on palvellut kunniakkaasti läpi vuosikymmenten yritysten datamassojen hyväksi. Maailman suosituimman taulukkolaskentaohjelman toimivuutta voidaan pitää kiistattomana, kuten myös tosiasiaa sen toimintaympäristössä tapahtuneista merkittävistä muutoksista. Ulkoisten tekijöiden muuttuessa on jokaisen yrityksen hyvä esittää itsellensä sisäinen kysymys, palveleeko Excelin käyttö juuri meidän nykyhetkemme raportointitarpeita? Vai olisiko aika astua BI-raportoinnin tielle?
Excelin ilmeiset haasteet
Suosionsa ansiosta Excel on yritykselle luonnollinen valinta raportointitaipaleelle. Tavallisesti taipaleelle kertyy kuitenkin ongelmia, kun yrityksen osaamispohjassa tapahtuu liikehdintää. Excel-raportit on rakennettu yksittäisten tekijöiden toimesta, joiden poistuessa alkavat viuhua tiedustelut siitä, missä työkirjan ajankohtainen versio löytyikään, miksi laskentataulukoita on niin monia ja mihin soluun tieto ylipäätänsä pitikään syöttää? Päälle vielä monimutkaiset kaavahirviöt, joiden tulkitsemisesta – saatikka virheilmoituksen hetkellä korjaamisesta – ei tule mitään.
Vastaavasti lisäosaamista tullaan tarvitsemaan, kun yrityksen liiketoiminnan kehittyessä janotaan yhä yksityiskohtaisempaa ja ajantasaisempaa tietoa osaksi päätöksiä. Tässä vaiheessa operatiivisella tasolla tapahtuva tiedonkeruu ja johtohenkilöitä koskettava analysointi tulevat olla jäsenneltyinä tiiviiseen yhteistyöhön, johon Excel ei aina taivu.
BI-raportoinnilla kohti seuraavaa tasoa
BI (Business Intelligence) -raportoinnissa pystytään jäsennellä laajojakin data-aineistoja. Aineistojen linkitys erilaisista tietojärjestelmistä luonnistuu sujuvasti, jolloin raporttinäkymään saadaan koostettua halutut mittarit ja kontrollipisteet reaaliajassa päivittyvän datan pohjalta. Mikä parasta, räätälöintiä voidaan harjoittaa tarvittaessa käyttäjäkohtaisesti. Malliesimerkkinä yrityksen esihenkilöille luodaan BI-järjestelmään rajattu käyttöoikeus syöttää raportointidataa/raakadataa, jota sitten asetetut raporttiajurit jalostavat yritysjohdon päätöksenteon tueksi. Johdolla on datan avulla mahdollisuus pureutua tarkemmin trendien juurisyihin tai varmistua vaikkapa yksittäisen strategiavalinnan näkymisestä yrityksen avainmittareissa.
Kokosimmekin kasvuyritysten näkökulmasta keskeiset vinkit avainmittarien valintaan, joita voidaan hyödyntää vapaasti yrityksen elinkaaren muissakin vaiheissa. Jalostuneita toteumalukuja päästään vertaamaan järjestelmän sisällä sekä budjetteihin että ennusteisiin nähden – juuri yrityksen toivomalla tavalla. Kokonaiskuvan hahmottaminen vielä erilaisin kaavioin ja kuvioin on oiva BI-raportoinnin tuoma hyöty.
”Ei pelkkä raportoinnin kehitys, vaan koko toimintatavan haasto”
BI-raportoinnin visuaaliset elementit tuovat näkyvää muutosta raportointiin, mutta perkuutyön taustalla itää toisenlaisia, silmällä vaikeammin erotettavia kehityssiemeniä. Raportoinnin kehitys pistää yrityksen aidosti mallintamaan eri prosessejaan. Olemassa olevat prosessit jäävät helposti arkisiksi rutiineiksi ilman sen suurempaa kyseenalaistamista. BI:n vaatima prosessityö tuo tähän muutoksen. Sen aikana tunnistetaan yrityksen heikkoudet, opitaan hyödyntämään entistä paremmin vahvuuksia ja kehitetään kokonaisvaltaisesti liiketoimintaa joka saralla.
BI-järjestelmän käyttö pakottaa samalla yrityksen varmistumaan toiminnasta yhtenevillä, validoiduilla menetelmillä läpi organisaation eri osien. Tämän myötä BI-edistystoimien ja sen tuottamien sivuvirtojen voidaan todeta olevan yritykselle raportointikehityksen sijaan kokonaisvaltaista toimintatapojen haastamista.
Joonas Juolevi
Business Advisor
Business Advisorina TietoAkselilla työskentelevä KTM Joonas Juolevi on yritysten jatkuvasta kehittymisestä inspiroituva talouden ammattilainen.
Haluaisitko keskustella lisää raportoinnin kehittämisestä ja muuttaa Excelit BI-kaunottariksi? Ota yhteyttä, asiantuntijamme auttavat mielellään!