Johda yrityksesi kassaa ja maksuvalmiutta kassavirtaennusteen avulla
Kassavirtaennusteen tärkeyttä ei voi tarpeeksi alleviivata. Kassavirtaennuste parantaa huomattavasti yhtiösi kassavirran ja maksuvalmiuden hallittavuutta. Ennusteen teko pakottaa yhtiön toimijat ajattelemaan sitä, miten tulot ja kustannukset muodostuvat ja koska niistä on odotettavissa kassavirtaan liikehdintää.
Kassavirtaennuste kassanhallintaan
Jotta kontrolli kassavirrasta säilyy, on ennusteita tehtävä ja päivitettävä säännöllisesti. Kassavirta liittyy kaikkeen yhtiön toimintaan. Se on koko yhtiön olemassaolon mahdollistaja. Yhtiö ei voi toimia loputtomiin siten, että liiketoiminnan kassavirta on negatiivinen. Jossain vaiheessa rahoittajakin sulkee rahahanansa. Siksi kassavirtaa on suunniteltava, kontrolloitava ja ainakin yritettävä ennustaa. Ohessa ajatuksia ennusteista kassanhallinnan työkaluna, jotta yhtiön maksuvalmius taataan:
1) Tulosennusteen tai -budjetin johtaminen kassavirtaennusteeksi
Laadi tulosennusteesta johdettu kassavirtaennuste, joka ennustaa yrityksesi tulevaisuuden kassavirrat. Ennustetta laatiessa pyri ymmärtämään esimerkiksi, mitkä ovat myyntilaskujen ja ostovelkojen laskutuspäivät ja maksuajat keskimäärin, koska palkat sekä niiden sivukulut maksetaan, koska lomarahat maksetaan, mitkä ovat ennakkoverojen eräpäivät ja minkä suuruisia ennakkoverot ovat. Jo näillä tiedoilla saadaan tulosennusteesta johdettua ylätason kassavirtaennuste, jota tutkailemalla voidaan nähdä vaikkapa syklisyyden aiheuttamat kassavaikutukset.
Toisin sanoen ja yksinkertaistettuna: kassavirtaennusteen laatiminen antaa mahdollisuuden suunnitella, ennustaa sekä tarkastella tulovirtoja ja sopeuttaa niitä ulosmaksujen kanssa.
2) Myyntiennusteiden käyttö osaksi kassavirran ennustamista
Myynti ja liikevaihto ovat kassan kestävyyden kannalta elintärkeitä liiketoiminnassa. Harkitse siis tulos- ja kassavirtaennusteen rakentamista myyntiennusteen pohjalta. Tämä pakottaa ajattelemaan myyntiä ja sen prosessia syvemmin, sekä tuottaa ahaa-elämyksiä kassavirrankin kannalta. Jos yhtiön liikevaihto perinteisesti dippaa kesällä, myyntiennusteen kautta luotu tulos- ja kassavirtaennuste kertoo kassan tilanteen ennusteen toteutuessa kesäkuukausina ja täten auttaa yhtiötä varautumaan kassan heikentymiseen. Detalji-tasolle mentäessä voisi myyntiennusteen laatimisen tueksi ottaa myös esimerkiksi dataa asiakaspoistumasta tai vaikkapa dataa isoimmista ja tärkeimmistä asiakkuuksista. Näin CRM-toiminnot saataisiin integroitua ennusteisiin ja siten ennusteiden tarkkuus voisi parantua.
3) Skenaarioiden käyttö
Jotta saat kassasi hallintaan kassavirtaennusteen avulla kontrollia sekä määritettyä jotkin ääriviivat, tee kassavirtaennusteita eri tulevaisuuden skenaarioilla. Tee skenaariot mahdollisimman huonolle lopputulemalle (kysyntä ja -tarjontashokit, markkinoiden heilunta, globaalit kriisit), heikolle lopputulemalle, normaalille lopputulemalle ja erittäin hyvälle ennustetulle tulokselle. Lisäksi yhden skenaarion pitäisi olla paras arvaus tulevasta. Näin saat tietoa eri skenaarioiden vaikutuksesta kassan tilanteeseen, sekä samalla näet, miten esimerkiksi yrityksesi kulurakenne muodostuu (haastavassa tilanteessa paljon kiinteitä, myynnin vaikutukseen alistamattomia kuluja kantava yhtiö on luultavasti pahemmassa kassakriisissä kuin kulurakenteelta joustavampi yhtiö).
Tiivistäen, skenaarioita käyttämällä näet eri skenaarioiden tapahtuessa niiden vaikutukset tulokseen ja kassaan. Lisäksi skenaarioiden tekeminen pakottaa arvioimaan liiketoiminnan riskejä tarkemmin, ja oivalluttaa tekijäänsä silläkin saralla.
4) Menojen priorisointi kassavirtaennusteen avulla
Oikein kiperän tilanteen tullen ja kassakriisin kohdistuessa omaan yhtiöön, voi menojen priorisointi olla ainut hetkellinen tapa pitää liiketoiminta pystyssä. Tulos- ja kassavirtaennustetta muokkaamalla saat tiedon siitä, miten mitkäkin sopeutustoimenpiteet vaikuttavat kassaan ja pysyykö nenä veden pinnan yläpuolella. Kuten jo mainittu, kassavirtaennuste antaa tiedon sisään tulevista kassavirroista ja sitä kautta voit myös tehdä nopeita priorisointeja senioriteetiltaan erilaisten laskujen tai maksujen väliltä.
5) Rullaavaan kassavirtaennusteen käyttö
Rullaava kassavirtaennuste on kassavirtaennuste, jota päivitetään jatkuvasti sitä mukaa kun uutta dataa tulee saataville. Rullaava kassavirtaennuste voi olla esimerkiksi ennuste, jossa kolme tulevaa kuukautta ennustetaan tarkoin tiedoin käyttäen saatavilla olevaa dataa myynnistä, asiakkaista, tilauksista ja niin edespäin, kun taas loppuosa ennusteesta on tehty kvartaalitasolla. Näin kassan hallinnasta tulee kontrolloidumpaa ja ennakoitavampaa. Joka kuukausi tehtävä tarkka kolmen kuukauden kuukausikohtainen estimaatti pakottaa jälleen kerran tekijänsä pohtimaan oman yhtiön positiota liiketoiminnan, kassavirran, riskien ja markkinoiden näkökulmasta.
6) Hyödynnä teknologiaa
Käytä ohjelmistoa, joka auttaa sinua tekemään helposti havainnollistavan ja tarkkaa tietoa antavan kassavirtaennusteen staattisena tai rullaavana. Olemassa olevat BI-työkalut helposti määritettävillä laskusäännöillä tekevät tulosennusteesta kassavirtaennusteen käden käänteessä, jottei aikaa menisi iänikuisen Excel-jumpan parissa. Samaan työkaluun saa myös tehtyä muun muassa myyntiennusteita ja eri skenaarioita. Lisäksi on mahdollista vertailla budjetteja, ennusteita ja skenaarioita toteumaan. Kaiken kaikkiaan BI-työkalu on mitä mainioin apuväline raportointiin, päätöksentekoon ja kontrollointiin. Anna itsellesi extratunteja tärkeiden asioiden sekä päätösten työstämiseen, ja ulkoista laskenta BI-työkalulle.
Blogin kirjoittaja Joakim Schrey toimii TietoAkselilla Financial Advisorina.
Herättikö artikkeli ajatuksia tai kysymyksiä? Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää! Voit myös tutustua sivuillamme talousjohtamisen kattaviin palveluihimme.