Palaa blogiin

Kilpailuetuna tieto – miten dataa hyödynnetään johtamisessa?

Digitalisaation myötä yrityksissä alkaa olemaan paljon järjestelmiä, joihin kerätään valtavasti tietoa eri funktioissa kuten toiminnanohjauksessa, taloushallinnossa, työajanseurannassa, henkilöstöhallinnossa ja esimerkiksi myynnissä. Dataa siis löytyy, mutta tutkimusten mukaan vain 15% näissä järjestelmissä olevasta tiedosta hyödynnetään. Ihan liian vähän!

Miksi on tärkeää ottaa data ja tiedolla johtaminen osaksi yrityksen johtamista? Johtamisen näkökulmasta siihen löytyy syitä, joita olisi jokaisen yrityksen hyvä huomioida. Olen napannut tunnetuilta johtajilta heidän näkemyksiä asiaan liittyen:

•  Jokaisella ihmisellä on pohjimmiltaan halu saada aikaan tuloksia. Jo pelkästään tämän vuoksi on välttämätöntä mitata, mitä on saatu aikaan… Syntyy positiivinen tekemisen tunne, ja jokainen tunnistaa sen, että etenemme. – Matti Alahuhta

Yrityksen strategian yksi keskeinen elementti on tehokas seuranta ja mittaaminen. Kun yrityksellä on tavoitteille selkeät mittarit, tiedämme mitä meiltä odotetaan ja kohdistamme työpanoksemme oikeisiin asioihin. Arkeen jalkautetut mittarit ja tavoitteiden saavuttaminen motivoi meitä ja lisää itseohjautuvuutta. Lisäksi, kun mittarit ovat yrityksen kaikkiin toimintoihin jalkautettu strategiasta, on kaikilla sama suunta.

• Yrityksen mittaussyklillä on suuri vaikutus yrityksen tuloksellisuuteen. Kun mittausjakso oli yksi viikko, jokainen näki ja tunsi tavoitteen merkityksen jo maanantaista lähtien.  -Matti Alahuhta

Kun johdetaan tiedolla ja asetetaan mittarit, jotka linkittyvät strategiaan, on oleellista, että seuranta on ajan tasalla. Ajantasaisuus on kuitenkin jokaiselle mittarille erilainen. Tuotantokoneesta otettavaa dataa voidaan haluta seurata sekuntien tarkkuudelle, kun taas talousdataan voi riittää kuukauden tarkkuus.  Mittausjakson pituudessa kannattaa ottaa huomioon mittarin merkitys yrityksessä ja kuinka mittari saadaan vaikuttamaan työn tekoon. Jos mittarit laahaavat paljon perässä, ei niitä tule seurattua ja ne menettävät merkityksen.

• Minun on pakko nähdä kaikki trendit kuvina. Kun ei muuten ymmärrä, täytyy piirtää tai vääntää rautalangasta – sellainen minä olen.  -Pekka Herlin

Kun otetaan haltuun enemmän kuin 15% yrityksen datasta, ei ole tarkoitus lisätä raporttien määrää tai tehdä isompia Excel-taulukoita (huom. Excel on loistava työkalu oikein käytettynä!). Kun yhdistetään dataa yrityksen lukuisista järjestelmistä, täytyy se kiteyttää ja selkeyttää. Tutkimusten mukaan 90% sisäisestä tiedosta on visuaalista ja sillä datan visualisointi on tehokas tapa jakaa dataa ymmärrettävästi koko yritykselle.

Nykyajan modernit BI-työkalut mahdollistavat tiedolla johtamisen tuomisen arkeen ja osaksi johtamista. Microsoftin Power BI on loistava esimerkki kustannustehokkaasta ja helppokäyttöisesti BI-työkalusta. Voit maksutta ladata Power BI -työkalun ja kokeilla kuinka raportointi sillä sujuu.

Sari Suominen  on Powen Oy:n toimitusjohtaja. Powen on vahva BI -osaaja ja palvelee 25 vuoden kokemuksella yrityksiä ja julkista sektoria, kasvattaen ymmärrystä tiedon hallinnasta ja modernien BI-työkalujen hyödyntämisestä.