Kuinka sujuvoitat tilintarkastusta?
Keväisin taloushallintoalalla elettävä kiire tarkoittaa hektistä aikaa myös lukuisille tilintarkastajille. Kun vuodenvaihteessa on vielä tyyntä myrskyn edellä ja tilinpäätökset ovat vasta laatimisvaiheessa, täyttävät vuoden alusta eteenpäin nämä tilinpäätökset tilintarkastajien sähköpostit – ja jossain määrin myös työpöydät – aina juhannukseen saakka. Kokosimme muutamia vinkkejä, joilla tilintarkastusprosessi on sujuva kokonaisuus niin asiakkaalle, kirjanpitäjälle kuin tilintarkastajallekin.
Tilinpäätöksen laatiminen
Tarkastuksen kannalta on erityisen tärkeää, että tarkastukseen toimitetaan huolellisesti laadittu tilinpäätös, jonka yhtiön hallitus ja kirjanpitäjä ovat käyneet ajatuksella läpi. Kun ollaan varmistuttu siitä, että tilinpäätöksen liitetiedoissa on mainittu kaikki vaadittavat seikat ja huolehdittu, että luvut täsmäävät kirjanpitoon ja taseen loppusummat toisiinsa, ollaan jo askel lähempänä sujuvaa tilintarkastusprosessia.
Huolellisesti ja hyvissä ajoin laadittu tilinpäätös takaa sen, että tilintarkastus ehditään suorittamaan ennen yhtiökokousta. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että tilinpäätös tulisi jättää tarkastettavaksi vähintään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta, jolloin mahdollisille korjauksille jää riittävästi aikaa. Tilintarkastuslain mukaisesti tilintarkastajalle tulisi antaa kuukausi aikaa tarkastaa tilinpäätös. Mitä suuremmasta yhtiöstä puhutaan, sitä enemmän aikaa tarkastukselle ja korjauksille on hyvä varata.
Aineiston toimitus
Sähköisen taloushallinnon aikana tilintarkastajat ovat nähneet ja kokeneet suuren määrän eri kirjanpito-ohjelmia. Viimeistään silloin, kun tilintarkastajalle ilmoitetaan tarkastusvalmiista tilinpäätöksestä, olisi hyvä huolehtia, että tarkastajalle on avattu lukuoikeuksilla varustetut tunnukset kirjanpito-ohjelmaan. Vaikka yhtiön tarkastaja olisi sama kuin aiempina vuosina, voi häntä muistuttaa, missä järjestelmässä kirjanpitoaineisto on. On hyvä varmistaa, että tunnuksille on annettu riittävät oikeudet, jotta niillä pääsee tarkastelemaan kirjanpidon lisäksi myös mahdollisia dokumenttiarkistoja.
Myös paperisia aineistoja liikkuu keväisin kirjanpidosta tarkastukseen. Huolellisesti laadittu ja tositenumeroitu paperinen kirjanpitoaineisto on sujuva tarkastaa, ja näin ollen nopeuttaa tarkastusprosessin valmistumista huomattavasti.
Kaikki aineisto kerralla
Tarkastusprosessia hidastaa yleensä puutteelliset aineistot. Vaikka tilintarkastuksessa tarkastetaan tilinpäätöstä, pitää tilintarkastajan pystyä varmentumaan tilinpäätöksen sisällä olevista luvuista. Yleensä tarvittavien aineistojen lista onkin pitkä, mutta kerralla hyvin koostettu aineisto nopeuttaa tilintarkastajan työtä merkittävästi.
Yleisimpinä havaintoina voidaan nostaa, että esimerkiksi edeltävän tilinpäätöksen yhtiökokouspöytäkirja ja kaikki pöytäkirjat (olivat ne sitten yhtiökokouksen tai hallituksen kokousten) koskien tarkastettavaa tilikautta, saattavat usein puuttua aineistosta. Nämä olisi kuitenkin tärkeä muistaa lisätä aineistoon, sillä niiden avulla voidaan varmistua edeltävän tilinpäätöksen luvuista ja vastaavasti voidaan varmistua esimerkiksi tilinpäätöksen liitetiedoissa olevasta voitonjaosta. Tilintarkastukseen tarvittavista aineistosta löytyy myös valmiita listoja, esimerkin voit käydä lukemassa täältä.
Sähköinen allekirjoitus
Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoittaminen on nostanut viime vuosina suosiotaan. Tätä pidetään yleensä helppona tapana, mutta myös siihen liittyy muutamia huomioitavia seikkoja. Ensinnäkin on tärkeä muistaa, että vaikka sähköisestä allekirjoituksesta jää ”allekirjoitusleimaan” päivämäärä, tulee tilinpäätöksessä olla erikseen mainittuna allekirjoituspaikka ja päivämäärä. On myös yleistä, että hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen sähköisesti ja sen jälkeen tilinpäätös lähetetään uudelleen tilintarkastajan allekirjoitettavaksi sähköisesti, jolloin allekirjoitusketju katkeaa. Allekirjoitusketju ei saa katketa, sillä muuten ei pystytä varmentamaan sitä, ettei tilinpäätöksessä ole tapahtunut muutoksia hallituksen allekirjoituskierroksen jälkeen. Sähköistä allekirjoitusta ei kannata laittaa tarkastajalle liian aikaisessa vaiheessa, jotta allekirjoituspyyntö ei ehdi vanhentua ennen tarkastuksen valmistumista.
Oikea järjestys sähköisessä allekirjoitusprosessissa on seuraava:
- Poistetaan tilinpäätöksen liitteenä olevat tase-erittelyt ja muut ylimääräiset liitteet
- Kirjataan tilinpäätöksen allekirjoituskohtaan allekirjoituspäivämäärä
- Lähetetään allekirjoituspyyntö siten, ettei se ehdi vanheta tilintarkastusprosessin aikana
- Lähetetään allekirjoituspyyntö yhtä aikaa hallitukselle ja tilintarkastajalle.
Blogin ovat kirjoittaneet Markus Korkea-aho ja Niilo Heikkilä, jotka toimivat TietoAkseli Audit Oy:ssä assistentteina.
Markus Korkea-aho
Manager
010 3472 034
Niilo Heikkilä
Manager
010 3472 042
Tutustu tilintarkastuspalveluihimme tai ota yhteyttä, niin jutellaan aiheesta lisää.