Sähköistymisen suurin hyöty ei ole automatisaatio
Sähköisen taloushallinnon rumpua lyödään nyt kuuluvasti niin tilitoimistoissa, talousosastoilla kuin valon nähneiden yrittäjienkin piirissä. Yritykselle sen tuomat hyödyt ovat selvät. Ytimessä on kirjanpidon automatisointi, mikä vapauttaa aikaa ja resursseja liiketoiminnan kehittämiseen. Vaikka periaate tiedetään ja ymmärretään yleisellä tasolla, moni silti miettii, mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä.
Sähköistämisen oltava kokonaisuus
Tunnetuin sähköisen taloushallinnon osa on verkkolasku. Esimerkiksi Finanssialan keskusliiton ja Elinkeinoelämän keskusliiton arvion mukaan jo 70 prosenttia yrityksistä on siirtynyt käyttämään verkkolaskutusta. Etenkin isommissa yrityksissä siirtymä on viime vuosina ollut nopea, ja moni suuryhtiö ei enää paperisia laskuja käytännössä käsittelekään.
Verkkolaskutus ei kuitenkaan tarkoita samaa kuin sähköinen taloushallinto. Verkkolasku on näppärämpi ja halvempi, mutta sen todellinen potentiaali toiminnan tehostamisessa saadaan irti vasta, kun se liitetään johonkin taloushallinnon järjestelmään ja sähköistyminen koskee kokonaisuutta.
Kokonaan sähköisessä taloushallinnossa laskut eivät vain liiku yritysten välillä sähköisesti, vaan ne myös hyväksytään sähköisesti, viedään maksuun sähköisesti, otetaan tiliotteet ja viitesiirrot vastaan sähköisesti ja lähetetään viranomaisilmoitukset sähköisesti.
Parhaimmillaan prosessi on saumaton. Verkkolaskut siirtyvät automaattisesti ostoreskontraan, saapuvat viitesuoritukset kuittaavat automaattisesti myyntisaatavat maksetuksi ja maksutapahtumista, viitesiirroista sekä tiliotteista muodostuu automaattisesti tiliöintimerkinnät.
Laskut arkistoituvat automaattisesti ja niiden etsiminen on helppoa. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa myös reaaliaikaisen tietojen hakemisen muutamalla napin painalluksella.
Ihanteellisessa tilanteessa ainoastaan poikkeukselliset asiat vaativat manuaalista tietojen syöttämistä. Jos sähköisyydestä halutaan suurin mahdollinen hyöty, se kannattaa laajentaa koskemaan mahdollisimman suurta osaa taloushallinnosta.
Sähköinen taloushallinto tehostaa johtamista
Yritykselle siirtyminen sähköiseen taloushallintoon merkitsee kuitenkin muutakin kuin kirjanpidon tehostumista. Oikein käytettynä sähköinen taloushallinto on tehokas väline koko liiketoiminnan johtamiseen, sillä sen avulla yrityksen johto saa varsinaisten taloustietojen lisäksi ajantasaista tietoa esimerkiksi tuotoista ja kuluista asiakkaittain, tuotteittain tai kustannuspaikoittain.
Perinteisessä taloushallinnossa lukujen taakse katsominen on ollut vaikeaa ja hidasta, joten taloustiedon rooli on jäänyt päätöksenteossa syrjään.
Sähköisen taloushallinnon avulla yrityksen taloudesta on nopeasti saatavilla informaatiota, ei aavistuksia, ja kokonaiskuva yrityksen taloustilanteesta on aina ajantasalla.
Ajankohtaisen tiedon seuraaminen on helppoa sähköisen taloushallinnon ohjelmiston avulla. Tieto ei ole mapeissa konttorilla, vaan nettiyhteyden päässä missä ja milloin tahansa.
Etenkin useammalla paikkakunnalla toimiva yritys hyötyy merkittävästi siitä, että tieto ei ole tietyn konttorin mappiarkistossa. Ajantasaiset taloustiedot ovat aina saatavilla ja esimerkiksi kokouksissa voi esittää kulloinkin tarvittavat tiedot sähköisesti.
Sähköisen taloushallinnon suurin lupaus ei siis ole kirjanpitäjän elämän helpottaminen, vaan se, että yrityksissä voidaan vihdoin siirtyä oikeasti mutu-johtamisesta tiedolla johtamiseen.
 |
Kirjoittaja Mikko Siivola on ohjelmistotalo Procountor Oy:n
toimitusjohtaja. |