Miten henkilökuntaedut käsitellään verotuksessa?
Työntekijöiden saamat henkilökuntaedut voivat olla joko verollisia tai verovapaita. Verollisia ovat tyypilliset luontoisedut kuten lounasetu, puhelinetu tai autoetu. Verovapaat edut on määritelty yksityiskohtaisesti tuloverolaissa.
Henkilökuntaetujen verotuksen kanssa on syytä olla tarkkana. Väärällä tavalla järjestetty etu voi olla työntekijälle palkkaa. Esimerkiksi työpaikan parhaalle myyntitiimille järjestetty kokkikurssi on palkan luonteinen etu, ja se tulisi käsitellä palkkakirjanpidossa bonuspalkan tavoin.
Pääsääntönä on, että henkilökuntaetu on tavanomainen ja euromäärältään kohtuullinen. Edut on tarjottava samalla periaatteella koko henkilöstölle.
Edut voidaan tarjota osakkaille samoin ehdoin kuin työntekijöille, mutta jos yrityksessä ei ole työntekijöitä, osakkaan saamat edut tulkitaan herkästi yksityiskulujen korvaamiseksi ja siten peitellyksi osingoksi.
Tavallisin henkilökuntaetu on yritykselle pakollinen: laki määrää järjestämään henkilökunnalle työterveyshuollon. Työterveyshuollon tulee perustua yrityksen ja palveluntarjoajan väliseen sopimukseen, ja sopimus voi kattaa myös erikoislääkäripalvelut. Tällöin lasku menee suoraan työnantajalle. Jos työntekijä sen sijaan itse hakeutuu haluamalleen lääkärille ja toimittaa kuitteja työnantajalle, kyse ei ole enää henkilökuntaedusta, vaan kuittien mukaan maksettu korvaus tulisi käsitellä palkkana.
Tavanomaisia henkilökuntaetuja ovat merkkipäivä- ja joululahjat. Myös niiden tulee olla tavanomaisia ja euromäärältään kohtuullisia. Suosittelemmekin, että yritys määrittelee henkilöstökäsikirjassa, minkälaisia lahjoja ja palkintoja henkilökunnalle annetaan, niin menettely on yhdenmukainen.
Lahjakortit ovat saajalle mieluisia – mutta valitettavasti ne rinnastuvat rahapalkkaan, jos niitä annetaan henkilökunnalle. Ainoastaan tarkasti yksilöity lahjakortti tietyn esineen tai palvelun hankkimiseksi voi olla verovapaa.
Työnantaja voi järjestää henkilökunnalle myös virkistys- ja harrastustoimintaa. Liikunta- ja kulttuurisetelit, arvokortit ym. maksuvälineet virkistyspalveluihin ovat verovapaita 400 euroon asti / vuosi / työntekijä. Virkistystoimintaan voi sisältyä omavastuu, mutta sitä ei edellytetä. Edellä mainittujen maksuvälineiden lisäksi työnantaja voi järjestää työpaikan yhteistä toimintaa, esim. yhteisten joukkuepelien tai joogahetkien muodossa.
Uudenlaiset henkilökuntaedut voivat tuottaa enemmän harmia kuin iloa, jos ei selvitetä etukäteen onko kyseessä verovapaa vai veronalainen etu. Välty turhilta veroriskeiltä, pyydä apua asiantuntijoiltamme henkilöstöpolitiikkaanne ja -käsikirjanne tarkastamiseen ja päivittämiseen.
Järjestimme myös maksuttoman webinaarin aiheesta, lataa tallenne:
Kirjoittaja Kirsti Yli-Halla työskentelee TietoAkseli Groupissa veroasiantuntijana. Hänellä on monipuolinen ja pitkä kokemus verotuksen asiantuntijatehtävistä niin yksityiseltä sektorilta kuin Verohallinnostakin.