Näin toteutat laadukkaan henkilöstön käsikirjan
Oletko miettinyt sitä, miten linjata ja tehdä näkyväksi organisaatiosi henkilöstökäytänteet? Mistä organisaatiosi työntekijä löytää perehdytyksen aikana tai sen jälkeen tietoa henkilöstöä koskevista käytänteistä? Entä mistä esihenkilö voi varmistaa esimerkiksi lomiin tai sairauspoissaoloihin liittyviä menettelytapoja? Henkilöstöhallinnon ja -johtamisen käytänteet kannattaa koota yhdeksi kokonaisuudeksi eli henkilöstön käsikirjaksi, josta ajantasaiset tiedot ovat helposti tarkistettavissa.
Henkilöstön käsikirja ei ole lakisääteinen dokumentti, eikä sille ole olemassa määrämuotoa, vaan käsikirjan sisältö rakentuu organisaation omista tarpeista käsin. Käsikirjaa laadittaessa on hyvä pitää mielessä organisaation strategia ja arvot, jotta dokumentin avulla voidaan varmistaa näiden toteutuminen henkilöstökäytänteissä.
Huolella mietitty ja laadittu käsikirja on osoitus laadukkaasta sekä vastuullisesta henkilöstöjohtamisesta, ja laadukas henkilöstöjohtaminen on olennainen osa myös myönteistä työnantajamielikuvaa. Kasvavalle organisaatiolle hyvin dokumentoidut henkilöstökäytänteet helpottavat kasvuvauhdissa mukana pysymistä.
Mitä henkilöstön käsikirjaan kannattaa sisällyttää?
Kirjan tavoitteena on auttaa henkilöstä saamaan tietoa työsuhteen ja työyhteisön toiminnan keskeisistä toimintatavoista ja siten helpottaa arjen työtä sekä toimimista hyvänä työyhteisön jäsenenä. Henkilöstön käsikirjan sisältöä kannattaa miettiä yhdessä henkilöstön kanssa ja osallistaa myös tarvittavat sidosryhmät sen laatimiseen. Käsikirjassa voidaan linjata työyhteisön yhdessä sovittuja pelisääntöjä.
Hyväkään käsikirja ei korvaa itse perehdytysprosessia, vaan dokumentin tarkoitus on nimensä mukaisesti toimia kirjana, jossa tieto on avoimesti ja käytännönläheisesti kaikkien työntekijöiden ulottuvilla. Kirja kannattaa toteuttaa sähköisessä muodossa, jolloin sitä on helppo päivittää ja jotta se on esteettömästi jokaisen saatavilla.
Henkilöstön käsikirjan sisällysluettelo voisi olla esimerkiksi seuraavanlainen
- Yritysesittely
- Työsuhde
- Palkkaus
- Työaika ja tuntikirjaukset
- Lomat ja poissaolot
- Työhyvinvointi
- Osaamisen kehittäminen
- Rekrytointi
- Työsuhteen aloitus ja perehdytys
- Työsuhteen päättäminen
Lataa myös ilmainen ja tätä blogia laajempi muistilista, joka auttaa sinua laatimaan henkilöstön käsikirjan.
Jos kaipaat ulkopuolista kumppania henkilöstön käsikirjan laatimiseen, ota meihin rohkeasti yhteyttä.
Blogin on kirjoittanut Hanna Kivimäki.