Palkanlaskennan ulkoistaminen – milloin se kannattaa?
Palkanlaskenta on yksi yrityksen tärkeimmistä ja kriittisimmistä toiminnoista. Se on vähän kuin ilma ihmiselle, siihen ei kiinnitä huomiota ennen kuin kriisin hetkellä. Palkanlaskennassa ei ole yksinkertaisesti varaa huonoon laatuun, sillä siitä kärsivät niin henkilöstö kuin yrityskin. Mistä sitten tunnistaa toimiiko yrityksen palkanlaskentaprosessi hyvin vai huonosti? Tutustu aiheeseen tarkemmin lukemalla aiempi blogini.
Tässä blogissa käyn läpi palkanlaskennan vastuisiin ja osaamiseen liittyviä asioita. Pohdimme milloin yrityksen kannattaisi ulkoistaa palkanlaskennan prosesseja ja mitä toimintoja on ylipäätään mahdollista ulkoistaa.
Palkanlaskentaa in-house vai ulkoistettuna palveluna – kumpi tukee yrityksesi tavoitteita?
Palkanlaskenta ei todellakaan ole osa-alue, jonka puikkoihin kuka tahansa voi kylmiltään hypätä. Palkanlaskijalta edellytetään osaamista mm. työsopimuksista, työaika- ja vuosilomalaista sekä kykyä tulkita työehtosopimuksia. Kerran saavutettu osaaminen ei riitä, vaan sitä on ylläpidettävä ja kehitettävä jatkuvasti.
Palkanlaskennan hoitaminen in-housena pitää prosessin ns. lähellä liiketoimintaa. Yrityksen on kuitenkin oltava silloin valmis satsaamaan paljon aikaa ja rahaa palkanlaskennan henkilöstön pitämiseen ja kehittämiseen. Osa yrittäjistä päättää hoitaa palkanlaskentaa itse, mutta silloin siihen käytetty aika on ymmärrettävästi pois jostakin muusta. Isoissa yrityksissä oman palkkatiimin pitäminen voi olla perusteltua. Osa isoistakin yrityksistä kuitenkin ulkoistaa palkanlaskennan alan ammattilaiselle. Palkanlaskentaa voi toki hoitaa yhtä laadukkaasti yrityksen sisällä kuin ulkoistettunakin. Kaikki riippuu yrityksen tarpeista, resursseista ja osaamisesta.
Palkanlaskennan ulkoistaminen tuo yleensä toimintoon toivottua joustoa ja vähentää henkilöriskejä sekä kustannuksia. Homma ei ole yhden palkanlaskijan tai yrittäjän varassa, jonka sairastuminen esimerkiksi voisi johtaa nopeasti vaikeuksiin. Ulkoistetulla palveluntarjoajalla on usein takana isompi tiimi, korkeatasoista osaamista sekä kokemusta monenlaisista yrityksistä ja toimialoista. Laadusta ja osaamisen tasosta kertovat esimerkiksi saavutetut laatusertifikaatit sekä palkanlaskennan asiantuntijoiden suorittamat ammattitutkinnot kuten alalla arvostettu PHT-tutkinto.
Modernit ulkoistuskumppanit kykenevät tarjoamaan myös vahvaa teknologista osaamista ja sujuvat järjestelmät palveluna palkanlaskennan hoitamiseen, joiden avulla voidaan merkittävästi tehostaa toimintaa ja vähentää manuaalisten työvaiheiden ja inhimillisten virheiden määrää. Ulkoistuspalvelussa yrityksen ei itse tarvitse satsata palkkaohjelmien lisensseihin ja järjestelmän ylläpitoon. Samalla tietoturva paranee, kun palkka-aineistoja käsitellään vain sähköisesti asiakkaan kanssa sovittujen henkilöiden kesken rajatuilla käyttöoikeuksilla.
Palkanlaskennan ulkoistaminen voi kannattaa erityisesti, jos:
- Palkkahallinnon rutiinit vievät liikaa aikaa
- Palkanlaskennan prosessit ovat vielä manuaalisia
- Palkanlaskennan tasoon ei olla tyytyväisiä
- Palkanlaskentapalvelu ei skaalaudu yrityksen kasvuun
- Palkkahallinnon järjestelmät eivät vastaa tarpeita.
Mitä palkanlaskentaa ulkoistaessa kannattaa huomioida?
Jos oman yrityksen palkanlaskenta tuntuisi järkevältä ulkoistaa, kannattaa ennen päätöstä tutustua kumppaneiden käytäntöihin ja peilata niitä yrityksen tarpeisiin. Ulkoistaminen hoituu huomattavasti sujuvammin, kun käytännöt ja vastuut ovat asiakasyrityksen ja kumppanin kesken selkeät ja dokumentoitu asianmukaisesti.
Suosittelen kiinnittämään huomiota esimerkiksi seuraaviin asioihin, joilla varmistat palkanlaskennan laatutasoa:
- Sovi aina ulkoistuskumppanin kanssa kirjallisesti siitä, mitä ulkoistettuun palkanlaskentapalveluun sisältyy. Hoidetaanko esimerkiksi lomaseuranta kumppanin toimesta palkanlaskennassa vai tapahtuuko se yrityksessä? Miten tiedot saadaan palkanlaskentaan? Milloin maksetaan lomarahat ja lomapalkat? Tai esimerkiksi kuka maksaa palkat ja muut tilitykset?
- Sovi myös palvelun ja prosessin vastuista kirjallisesti. Sovituista asioista kannattaa laatia aina yhteinen vastuunjakotaulukko. Lisäksi varmista, että kumppanilla on sisäiset toimintaohjeet ja kuukausittaiset tehtävät kunnossa. Aineiston toimitusaikataulusta sopimista ei myöskään sovi unohtaa.
- Varmista, että ulkoistuskumppani tietää yrityksesi tahtotilan palkanlaskijan/-laskijoiden osaamiselle ja resursseille. Monet arvostavat omaa nimettyä palkanlaskijaa, jonka kanssa voi asioida. Kannattaa kuitenkin muistaa, että kumppanin toimiva varahenkilöjärjestelmä ja tiimin tuki tuo myös asiakkaalle lisäarvoa. Näin voit luottaa siihen, että homma toimii vaikka yksittäinen henkilö olisi poissa töistä. Isoissa palkanlaskennan ulkoistuksissa palkkatiimi on jo enemmän vakio kuin poikkeus, jotta henkilöriskit minimoidaan ja palvelu on jouhevaa.
- Varmista, että palkanlaskennassa hyödynnetään teknologiaa kuten liittymien rajapintoja ja automaatioita. Tiedot kannattaa aina toimittaa palkanlaskentaan sähköisesti hyödyntäen tietojen automaattista siirtoa suoraan palkanlaskentaohjelmaan. Toisin sanoen tietoja ei kannata käsitellä manuaalisesti, vaan hyödyntää ohjelmistojen välisiä liittymäpintoja esimerkiksi palkanlaskentaohjelman ja työajanseurantajärjestelmän välillä. Näin vältytään tallennusvirheiltä ja työ saadaan tehtyä tehokkaasti.
- Kysäise, miten kumppani aikoo hoitaa palkanlaskentapalvelun käyttöönoton. Käyttöönottovaihe on erittäin tärkeä hoitaa hyvin ja siihen tulee varata riittävästi aikaa. Käyttöönotossa huolehditaan, että palkanlaskennan alkaessa ohjelmat ja yhteydet toimivat moitteettomasti. Käyttöönottoon liittyy usein merkittävä määrä erilaisia työvaiheita, joiden tekemiseen vaaditaan riittävää asiantuntemusta palkanlaskennasta ja teknologiasta.
Kaipaatko apua palkanlaskennan ulkoistamiseen?
Palkkahallinnosta voi ulkoistaa vain tiettyjä osia kuten palkanlaskennan ja hoitaa maksuliikenteen itse tai sitten kumppani voi hoitaa kaikki palkanmaksuun liittyvät maksut ja tilitykset asiakkaan puolesta.
Meillä TietoAkselilla palkanlaskentaa tehdään aina asiakkaan kanssa sovitun sopimuksen mukaisesti sähköisillä järjestelmillä. Voimme ylläpitää palkansaajien perustietoja palkkajärjestelmässä, toteuttaa palkanlaskennan saatujen tietojen perusteella, maksaa tarvittaessa palkat ja toimittaa palkkalaskelmat. Tämän lisäksi huolehdimme ilmoitukset tulorekisteriin. Myös ulosottojen ja ay-jäsenmaksujen tilitykset sekä jäsenmaksuselvitykset voimme hoitaa asiakkaan puolesta. Palveluumme kuuluu myös neuvonta erilaisissa työsuhteeseen liittyvissä asioissa. Sopimuksesta teemme myös mm. TES-tulkintaa, KELA-hakemukset, palkkailmoitukset tapaturmavakuutusyhtiöön, palkkatodistukset, tilastoja ja palkkatuen maksatushakemukset.
Kuten edellisestä kappaleesta huomataan, on palkanlaskenta usein paljon muutakin kuin pelkkää laskentaa tai maksatusta. Asiantuntijamme auttavat sinua mielellään palkanlaskentaprosessin tehostamisessa ja ulkoistamisessa. Meiltä löytyy paljon osaamista ja kokemusta erilaisista yrityksistä sekä toimialoista. Tutustu palvelutarjontaamme tarkemmin tästä.
Kirjoittaja Mirjami Tervo.
Kaipaatko apua palkanlaskentaan?
Ota rohkeasti yhteyttä, niin keskustellaan lisää!