Sattuman minimoimiseksi – budjetointi 2020-luvulla
Onko budjetointiprosessissasi lottoamisen henki? Puuttuuko toiminnastasi suunnitelmallisuus? Saatko budjetoinnista hyötyä päätöksentekoon ja johtamiseen? Onko ennustamisen työkalusi kunnossa?
Tarve budjetointiin ja ennustamiseen on kasvanut. Maailma ympärillämme pyörii entistä nopeammin. Näinä epävarmoina aikoina ei ole varaa olla miettimättä, mitä se juuri meidän kohdallamme tarkoittaa. Siksi budjetointiprosessinkin on oltava ketterä ja tehokas – dynaaminen siis. Budjetointiin on syytä suhtautua suunnitelmana ja tavoitteena. Jos eletään kuin budjetti olisi valaistu polku, jota sokeasti seuraamalla päästään perille, voi se koitua kohtaloksi. Kiveen hakatun budjetin orjallinen noudattaminen voi nimittäin pahimmillaan muodostua jopa kasvun esteeksi.
Tee lyhyen ja pitkän aikavälin suunnitelmia
Budjetointi tai kuten nykyisin usein puhutaan – ennustaminen – on organisaation sisäinen prosessi. Jokainen organisaatio tekee siitä omannäköisensä ja omiin tarpeisiinsa mukautuvan soveltaen vapaasti yleisiä käytäntöjä. Laki ei säätele budjetin muotoa tai ota kantaa prosessiin.
Vuosi on aivan liian pitkä aika yrityksen tuloksen ennustamiseen. Tähän moni havahtui vuonna 2022. Kuinka moni olisi osannut aavistaa vuosi aikaisemmin, että Suomessa olisi yli 8 %:n inflaatiovauhti lokakuussa 2022 ja hintojen nousu olisi todella jyrkkää? Tai miten energian hinta tulisi kehittymään? Joten kyllä, vuosibudjettiin saa räiskiä huolettomasti isollakin toleranssilla.
Tavoitteita täytyy olla, jotta polku pysyy näkyvissä. Vuosibudjetin luvut syntyvät realistisesti liiketoimintasi suuntaisesti. Jos yritykselläsi on auki kuvattu strategia, vielä parempi. Tällöin pystyt kuvaamaan strategiset tavoitteet lukuina ja luvut muodostavat toimintasuunnitelmasi riittävällä tarkkuudella. Jos seuraat ja vertaat toteumaa tavoitteeseen kuukausittain ja kvartaaleittain, voit havaita polulta poikkeamisen heti ja ehdit tehdä tarvittavia toimenpiteitä ennen laskentakauden päättymistä.
Budjetoinnin ja ennusteiden yhteydessä tarvitaan tavallisesti myös kassavirtaennuste. Se on jopa tärkein ennusteesi, jota tarkkaillaan jatkuvasti ja johon pyritään riittävän ajoissa tekemään tarvittavat toimenpiteet, jotta kassakriisi ei pääse yllättämään.
Paranna näkyvyyttä jatkuvalla ennustamisella ja skenaariotyöskentelyllä
Kuten edellä totesin, näkymä vuoden päähän on sumuinen. Arjessa päätöksenteon tulee kuitenkin perustua parhaaseen mahdolliseen ennusteeseen ja näkemykseen. Vuosibudjetin rinnalle on hyvä perustaa jatkuvasti liukuva ennuste. Tämä rullaava budjettimalli laaditaan suhteellisen lyhyelle aikavälille: kuukaudeksi, kvartaaliksi tai puoleksi vuodeksi kerrallaan. Jatkuvan tekemisen yhteydessä tulee harvemmin yllättävä sattuma vastaan.
Tyypillisesti muokataan samaa ennustepohjaa, mutta yleistymässä on myös tapa tehdä jokaisesta ennustamiskerrasta uusi versio. Tällöin ennusteet ovat helpommin vertailtavissa keskenään, mikä parantaa ennusteiden tarkkuutta. Samalla opitaan aidosti ennustamaan, kun laskelmat tehdään säännöllisin väliajoin.
Hyödynnä moderneja työkaluja ennusteiden tekemisessä
Modernit työkalut keventävät budjetoinnin ja suunnittelun työtä merkittävästi ja poistavat monia Excel-harjoituksiin liittyviä sudenkuoppia. Budjetointi- ja ennustemallin rakentaminen vie aikaa, olipa työväline mikä tahansa. Suurin säästö työajassa tulee budjetointiin ja ennustamiseen tarkoitetuilla ratkaisuilla sen jälkeen, kun järjestelmä on käytössä ja aikaa voidaan käyttää aidosti suunnitteluun ja ennustamiseen.
Yhdellä ja samalla BI-ohjelmistotyökalulla on mahdollista laatia perinteisen tulosbudjetoinnin lisäksi osabudjetteja, joiden muutosvaikutukset päivittyvät kokonaisbudjettiin. Kun tuloslaskelman budjetointi yhdistetään tasebudjetin sekä tiettyjen rahoitus- ja investointisuunnitelmien kanssa, voidaan BI-työkalun avulla tuottaa automaattisesti kassavirtaennusteita ja maksuvalmiuden ennusteita annetuilla ehdoilla.
BI-työkalun avulla voit raportoida saman tien budjetin toteuman ja tavoitteiden vertailut. Vertailuraportit on mahdollista rakentaa eri näkökulmista. Perinteisen tulostavoitevertailun lisäksi voit seurata vaikkapa kovenantti-tavoitteiden toteutumista tai voit jo tilikauden aikana rakentaa seurannan omien vastuullisuustavoitteiden toteumalle. Lisäksi BI-työkalu mahdollistaa budjetoinnin samalle dimensiorakenteelle kuin seurattavan toteuman luvut. Siten voit tehdä ennusteen kustannuspaikka- tai projektikohtaisesti ja saat myös toteuman seurannan rinnalle samalla tarkkuudella.
Sitouta muu organisaatio budjetointiin
BI-työkalu tarjoaa mahdollisuuden ohjata esimerkiksi myynnin osabudjetin suoraan myyntitiimin tehtäväksi. Kun myynnin tavoitteita ja ennustetta korjataan, vaikutukset heijastuvat samalla kokonaislaskelmiin ja tunnuslukuihin heti. Sama osallistava budjetinteon malli voidaan toteuttaa HR:n, ostojen tai vaikka projektien osalta. Näin budjetti on oikeasti sitoutettu organisaatioon ja vaikuttaa toimintasuunnitelmalta. Useampi näkemys on myös luotettavampaa kuin yksin tehdyt laskelmat.
Uskalla ajatella pitkälle
Kun mietit ensi vuoden toimintasuunnitelmaa ja tavoitteita, voit samalla ulottaa ajatuksen jo tuleviin vuosiin. Ei olisi ollenkaan hassumpi ajatus tehdä viisivuotissuunnitelmaa, jota vuosittain päivitetään ja tarkistetaan. Kumpi onkaan mielenkiintoisempi tilanne: se miltä menneisyys näyttää vai mitä yrityksessä odotetaan ja mitä kohti pyritään? Omistaja-arvon lisääminen ennusteita laatimalla on viisautta.
Blogin kirjoittaja Satu Manninen auttaa yrityksiä talousjohtamisen haasteissa. Hän on suorittanut alan arvostetut KLT ja TNT -tutkinnot.
Satu Manninen
Financial Advisor, KLT, TNT