Suunnittele yrityksesi tulevaisuuden kustannukset
.
”Oi kun mulla oliskin se kristallipallo mistä näkisin, miten tää tulee menee…”
Vastuullisesti ja kannattavasti toimiva yritys on kiinnostunut talouden ennustamisesta. Talousennustaminen on välttämätön osa kassavirran hallintaa. Ennusteet ohjaavat yritystä tekemään päätöksiä, jotka mahdollistavat yrityksen toiminnan tulevaisuudessa. Ennusteiden ja budjettien laatiminen ei ole osa yrityksen lakisääteistä taloushallintoa, vaan yrityksen johto päättää millä tasolla ja miten ennusteita laaditaan. Poikkeuksena kuitenkin ovat noteeratut yritykset, joiden on pakko tiedottaa taloudelliset odotukset markkinoille ja antaa tulosvaroitus odotusten muuttuessa.
Talousennusteita tehdään, jotta liiketoiminnan toimijoilla olisi mahdollisimman hyvä käsitys talouden kehityksestä päätöksiä tehtäessä. Talousennusteitahan voi laatia liiketoiminnan eri kohteista ja eri tasoilla, mutta tässä artikkelissa käsitellään kuitenkin yhtä yleisesti kriittistä kohdetta – kustannuksia. Kustannusten ennustaminen kannattaa, jotta osataan esimerkiksi varautua tarpeeksi aikaisin normaalista poikkeaviin menoihin tai järjestää rahoitusta kattamaan muut juoksevat kulut sekä palkat.
Huomaa budjetin ja kustannusten ennustamisen ero
Kustannusennusteet eivät sinällään ole budjetteja. Budjetti eroaa kustannusennusteesta siten, että budjetti on enemmänkin tahtotila, kun taas kustannusennuste pyrkii ilmoittamaan kohteiden tosiasiallisen tilan tiettynä tulevaisuuden ajanhetkenä.
Kustannusennusteiden tekemisen vastapariksi tarvitaan myös seurantaa. Eihän ennusteista olisi juurikaan hyötyjä, mikäli niitä ei vertailtaisi toteumaan. Yleensä kustannusennusteita, kustannusbudjetteja ja kustannustoteumaa vertaillaan varsin tarkkaan, ja ne kiinnostavat yhtiöiden johtoryhmän lisäksi yhtiöiden hallituksia. Usein yhtiön hallitus kokoontuu kerran kuukaudessa (voi olla myös tiuhemmin tai väljemmin) kuulemaan operatiivisen toiminnan johtoryhmän raporttia – mitä on tehty, mitä tehdään ja mitä tullaan tekemään. Nämä raportit pitävät sisällään hyvin usein omana elementtinään nimenomaan kustannusten seurannan edellä mainituilla objekteilla.
Päätä, mitä kustannuksia seuraat ja milloin
Kustannusennusteita voidaan tehdä eri tasoilla ja yritysten kannattaakin harkita, miltä kohteilta ja millä tasoilla he tarvitsevat suunnitelmia ja seurantaa. Ovatko ne esimerkiksi koko yhtiön tasolla, projektitasolla, asiakastasolla, kustannuspaikka- ja/tai tulosyksikkötasolla? Tai ehkä jopa tuote- tai palvelutasolla? Syynätäänkö henkilöstökuluja, materiaaleja ja/tai palveluita tai yrityksen muita kuluja?
Kustannusennusteita voi laatia esimerkiksi kerran tilikaudessa (koko tilikaudelle) tai sitten rullaavana ennusteena, milloin yhden periodin päätyttyä avataan uusi periodi tulevaisuuteen ja laaditaan sille ennuste (esim. kuukausittain tai kvartaaleittain). Kannattaa myös miettiä, minkälaisella frekvenssillä kustannusennusteita päivitetään. Jotkin aktiiviset kohteet saattavat tarvita jopa päivätason ennustepäivittämistä ja seurantaa, kun taas joidenkin kohteiden ja tasojen päivittämiseen riittää, että ne on päivitetty kerran kvartaalissa.
Hyödynnä tietojärjestelmien voima ja helppous
Kustannusennusteiden laadintaan, ylläpitoon ja seurantaan on olemassa erilaisia tietoteknisiä työkaluja ja järjestelmiä, joista yleisimmät tänä päivänä lienevät BI-työkalut (Business Intelligence). Tällaisen BI-työkalun avulla luot kustannusennusteet, haalit toteumat integraatioiden kautta suoraan kirjanpidosta ja voit esittää raportit tehokkaasti graafeina, mittareina ja selkeinä lukuina itsellesi ja kuulijakunnallesi. BI-työkalut päivittävät raporttien luvut yleensä automaattisesti, niistä saa raportit suoraan PDF:inä eivätkä ne ole tehokkuutensa ansiosta kovinkaan kalliita.
Yhteenvetona, kustannusten ennustaminen on kannattavan toiminnan kannalta oleellista ja tärkeää kaiken kokoisille yrityksille. Pidetään budjetit omina tahtotiloina ja päivitetään ennustetta sen tiedon valossa, miltä tulevaisuus oikeasti näyttää. Kustannusennusteet kannattaa laatia oman liiketoiminnan seurannan kannalta oikeisiin kohteisiin ja tasoihin. Kustannusten ennustamisesta ei kuitenkaan kannata ottaa stressiä vaan hankkia hyvä työkalu sitä varten. Loppujen lopuksihan meillä ei edelleenkään ole sitä kristallipalloa…
Blogin kirjoittaja Olli Huovinen toimii TietoAkselilla Financial Advisorina.
Olli Huovinen
Financial Advisor