Työnantaja, ota vuosilomalain tulkinta ja käsitteet haltuun
Keväällä ennen kesälomien alkamista erilaiset kyselyt vuosilomalain tulkintaan liittyen ovat yleensä vilkkaimmillaan. Vuosilomalaki vaatii kokeneeltakin palkanlaskijalta ja HR-asiantuntijalta tarkkaa perehtymistä. Ei siis ole ihme, että se aiheuttaa työnantajille ja työntekijöille jatkuvasti harmaita hiuksia.
Tässä blogissa kertaan tärkeimmät vuosilomalakiin liittyvät käsitteet sekä kysymykset, joita vuosilomalain tulkinta henkilöstöhallinnossa ja palkanlaskennassa usein aiheuttaa. Blogissa tulkitaan nimen omaan vuosilomalakia, eikä siinä oteta kantaa työehtosopimuksiin tai työnantajien omiin linjauksiin.
Tarkkuutta vuosilomalain keskeisiin käsitteisiin
Mikä on lomakausi?
Lomakausi sanaa käytetään usein arjessa hieman huolimattomasti. Vuosilomalaki ei tunne kesälomakautta ja talvilomakautta, on vain yksi lomakausi ja se sijoittuu 2.5. – 30.9. väliselle ajalle. Vuosilomasta on sijoitettava 24 arkipäivää (kesäloma) lomakaudelle, ellei työantajan ja työntekijän välillä ole muusta sovittu.
Mikä on lomanmääräytymisvuosi?
Lomanmääräytymisvuosi on 1.4.-31.3. Työntekijän vuosiloman pituus määräytyy sen mukaan, kuinka paljon hän on ollut työssä lomanmääräytymisvuoden aikana ja onko työsuhde kestänyt koko lomanmääräytymisvuoden. Palkanlaskenta tekee ”lomavuoden päätöksen” maaliskuun palkanlaskennan jälkeen eli tarkistaa kertymät ajalta 1.4.-31.3. sekä pitämättömät lomat.
Mikä puolestaan on vuosiloman käsittelyssä arkipäivä?
Vuosiloman pituus lasketaan arkipäivinä. Vuosilomalaissa arkipäiviä ovat kaikki muut viikonpäivät paitsi sunnuntait, kirkolliset juhlapyhät, itsenäisyyspäivä, jouluaatto, juhannusaatto, pääsiäislauantai ja vapunpäivä. Jostain syystä erityisesti juhannusaatto tuntuu herättävän eniten epäselvyyttä. Juhannusaatto ei siis ole vuosilomalain mukaan arkipäivä. Jos työntekijällä on täysi lomaoikeus, hänen vuosilomansa pituus on 30 arkipäivää eli viisi viikkoa. Huomioitavaa on myös, että vuosilomalaki ei tunne lauantaisääntöä, eli se ei ota kantaa, kuinka monta lauantaina vuosilomiin on sijoitettava.
Onko lomaraha ja lomakorvaus sama asia?
Näitä käsitteitä käytetään eri tilanteissa. Siksi kannattaa olla työnantajana tarkkana, mitä käsitettä käytetään pyydettäessä palkanlaskennalta toimenpiteitä. Lomarahan maksamisesta ei ole säädetty vuosilomalaissa vaan sen maksu perustuu työehtosopimukseen tai vakiintuneeseen käytänteeseen. Lomaraha on yleensä puolet lomapalkasta. Lomakorvaus maksetaan työntekijälle työsuhteen loputtua ja se on korvaus pitämättömistä lomista.
Mitä työnantajan on huomioitava loman antamisessa?
- Pääsääntönä on, että työnantaja määrää loman ajankohdan. Vuosilomasta 24 arkipäivää on sijoitettava lomakaudelle (2.5.-30.9.) kansankielellä kesälomana, ellei työnantajan ja työntekijän välillä ole muuta sovittu. Muu osa lomasta eli talviloma on annettava viimeistään seuraavan lomakauden alkuun mennessä.
- Työntekijöille tai heidän edustajilleen on selvitettävä työpaikalla noudatettavat yleiset periaatteet vuosiloman antamisen osalta.
- Loman ajankohdasta päätettäessä on noudatettava tasapuolisuutta.
- Loman ajankohdasta on ilmoitettava työntekijälle viimeistään kuukautta ennen loman alkamista.
- Loman antamiseen liittyy erikseen huomioitavia sääntöjä, jos työntekijä on esimerkiksi työkyvytön tai perhevapaalla.
Vuosilomalain palkanlaskentasäännöt on hyvä tuntea
Vuosilomalaissa on kolme eri laskentatapaa, jolla vuosilomapalkka lasketaan.
- Viikko- ja kuukausipalkkaan perustuva laskenta
- Keskipäiväpalkkaan perustuva laskenta
- Prosenttiperusteinen laskenta
Lomapalkan laskentatapa määräytyy sen mukaan, mitä palkkaustapaa työntekijään sovellettiin lomanmääräytymisvuoden päättyessä. Palkkaan kuuluvat luontoisedut annetaan vuosiloman aikana vähentämättöminä. Palkkaan kuuluvat luontoisedut korvataan vuosiloman aikana rahana, elleivät ne ole työntekijän käytettävissä.
Työnantajalla on velvollisuus vuosilomakirjanpidon tekemiseen
Kirjanpitovelvollisuus koskee kaikkia sellaisia työantajia, joiden palveluksessa on vuosilomalain soveltamispiiriin kuuluvia työntekijöitä. Lomaoikeuden syntymisen osalta vuosilomakirjanpidon perusteena on työaikakirjanpito, josta selviävät tehdyt työpäivät ja työtunnit.
Vuosilomakirjanpidosta on käytävä mm. ilmi, kuinka moneen lomapäivään tai vapaapäivään työntekijä on lomanmääräytymisvuodelta oikeutettu.
Muista toimittaa nämä tiedot palkanlaskijallesi
- Työsuhteen alkupäivä
- Työsopimuksen mukainen työaika:
- 14 päivän sääntö
- 35 tunnin sääntö
- Vapaajärjestelmä
- Työpäivät / työtunnit kuukaudessa
- Työaikamuutokset / palkkausmuutokset
- Lomapalkan / lomarahan / lomakorvauksen maksuajankohdat
- Vuosiloman ajankohdat (jos lomaseuranta palkanlaskennassa)
- Lomaan liittyvät sopimukset
Kävimme läpi tarkemmin vuosilomalain käsitteitä ja tulkintaa toukokuussa 2021 järjestetyssä maksuttomassa webinaarissamme, jonka tallenne on ladattavissasi:
Kirjoittaja Mirjami Tervo.