Uutena esihenkilönä etätyöyhteisössä: Q & A arjen tueksi
Kysymyksiä uudelta etäesihenkilöltä:
Hei Hanna! Kuulin, että sinä olet asiantuntijana HR-palveluissa. Olen juuri aloittanut uutena esihenkilönä ja myös uutena etätyöntekijänä, ja tuntuu omituiselta liittyä työyhteisöön tietokoneen kautta. Perehdytys on toki hoidettu erinomaisen hyvin, mutta kaipaan työyhteisöä ympärilleni ja esihenkilönä minun pitäisi tietysti osata auttaa itse itseäni sekä työntekijöitä. Mitä voisin tehdä, tunnen oloni neuvottomaksi ja hämmentyneeksi?
HR-asiantuntija Hanna vastaa:
Heipä hei uusi etäesihenkilö, mukavaa kun otit yhteyttä ja kerroit ajatuksistasi. Ymmärrän, että tilanne on sinulle uusi ja monenlaisia tuntemuksia sekä kysymyksiä on herännyt. Työyhteisöön liittyminen on tärkeä ja merkityksellinen prosessi sekä työnantajan että työntekijän kannalta. Esihenkilönä sinulla on monia vastuualueita ja olet osaltasi rakentamassa etätyöyhteisön toimivaa vuorovaikutusta. Muun muassa kannustaminen, palaute ja varhaisen tuen osoittaminen verkon kautta on todellakin erilaista kuin kohtaaminen kasvotusten. Verkossa eleet ja ilmeet sekä muu sanaton viestintä näkyy vain, jos pidämme kamerat päällä ja silloinkin se on toisenlaista kuin kasvotusten.
Tukevathan työnantajasi johtamiskäytännöt ja hallinnon prosessit työtäsi?
Viestistäsi päätellen työnantajasi on hoitanut hyvin perehdytysprosessin ja sinulla on työn tekemiseen tarvittavat tekniset laitteet. Oma esihenkilösi on varmaankin helposti tavoitettavissa ja saat tarpeen mukaan ohjausta sekä tukea. Etätyöskentely asettaa muun muassa työkykyjohtamiselle monenlaisia tarpeita. Onko työnantajasi jo miettinyt työkykyjohtamisen strategialähtöistä kehittämistä?
Tässä pari vinkkiä, joiden avulla voit vahvistaa työntekijöiden työkykyä ja hyvinvointia verkkovälitteisesti:
1) Huomioikaa etäpalavereissa sekä ihmisiä että asioita
Luottamuksen rakentaminen on hyvän työilmapiirin kannalta erittäin merkittävä asia. Jokaisen on hyvä muistaa, että omia ajatuksia ja tunteita kannattaa pyrkiä sanoittamaan ääneen. Toisten tsemppaaminen ja ilmapiiriin vaikuttavien pienten myönteisten asioiden esiintuominen on tärkeää, ja se on koko työyhteisön asia. Millaisia palaverikäytänteitä olet kohdannut, mitä itse pidät tärkeänä? Etätyössä olisi hyvä, että palavereissa olisi alussa lyhyt kuulumiskierros ennen kuin menette listalla oleviin työasioihin. Toiset meistä ovat hyvin asiakeskeisiä ja etäpalavereissa on toki tarkoituskin käsitellä asioita yhdessä, mutta käytettävissä olevaa aikaa ohjaa myös se, miten arvotamme ajan käytön. Kuulumiskierrosten kautta tutustutaan työkavereihin ja rakennetaan työyhteisön kulttuuria sekä myös luottamusta omiin työkavereihin.
2) Järjestäkää myös epävirallisia kohtaamisia tiimin ja työyhteisön kesken
On hyvin inhimillistä kaivata ihmisiä ympärilleen, ääniä, naurua, kahvin tuoksua, kysymyksiä ja kuulumisten jakamista niin, että kalenteriin ei tarvitse tehdä näille erillistä varausta. Palaverit sujuvat varmaankin jo kaikilta verkossa asiatasolla, mutta yhteinen kahvihuone, lounastauot ja työpaikan kaikki muut epäviralliset kohtaamiset helposti puuttuvat.
Jos livekohtaamiset ovat vähissä, voi epävirallisia kohtaamisia kuten yhteisiä kahvi- tai lounastaukoja järjestää vaikkapa Teamsin kautta tai muun viestintäteknologian avulla. Tuoksut ja maut voi jokainen aistia samalla oman kupposensa äärellä.
Näillä vinkeillä pääset alkuun, mutta sen lisäksi HR-asiantuntijamme ovat tarvittaessa apuna esihenkilötyön kehittämisessä ja voimme tarjota teille esimerkiksi etätyön työkykyjohtamiseen valmennusta.
Blogin on kirjoittanut Hanna Kivimäki.