Yrittäjä, toimitathan jo verkkolaskuja?
Tiesitkö, että huhtikuun 2020 alusta lähtien tilaajayritys voi vaatia toimittajalta verkkolaskuja ja kieltäytyä maksamasta manuaalisesti lähetettyjä laskuja? Laskujen on myös sisällettävä uusia pakollisia laskutustietoja, joita ei ennen Suomen laissa ole vaadittu.
Lain takana on Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vuodelta 2014 ja se on nyt pantu täytäntöön kansallisella lailla.
Keitä verkkolaskulaki koskee?
Laki itsessään on jo vuoden vanha, sillä se astui voimaan 1.4.2019 koskien valtion julkisen hankintalain alaisia hankintoja. Tällä lailla hankintayksiköt siis velvoitettiin vastaanottamaan ja käsittelemään sähköisiä standardin mukaisia laskuja tietyn suuruisissa hankinnoissa.
Laki laajenee vuoden 2020 huhtikuun alussa koskemaan myös elinkeinonharjoittajia, jotka tekevät kauppaa B2B-sektorilla. Kuluttajakauppa on lain ulkopuolella edelleen. Yritysten välisessä kaupassa ei ole pakkoa, mutta laki antaa tilaajalle oikeuden pyynnöstä saada verkkolasku toimittajalta määrämuotoisena sähköisenä laskuna. Pienet yritykset, joiden liikevaihto on alle 10 T€ vuodessa, jäävät lain soveltamisen ulkopuolelle.
Mitä tarkoittaa verkkolasku?
On hyvä tarkentaa mitä sähköinen lasku tässä laissa tarkoittaa: kyseessä on lasku, joka on laadittu, lähetetty, vastaanotettu, tarkistettu, hyväksytty ja maksettu koneellisesti luettavana (rakenteisessa) sähköisessä muodossa. Eli tiivistäen: laskun tulee siirtyä sähköisesti ja automaattisesti järjestelmästä toiseen ja edetä käsittelijältä toiselle sähköisessä muodossa.
Meidän verkkolaskuformaateista esimerkiksi Finvoice 3.0 vastaa eurooppalaista standardia. Käytännössä tämä tarkoittaa myös sitä, että laskutusohjelmien toimittajien tulee saattaa omat laskupohjansa lain vaatimusten mukaisiksi. Jatkossa tarkoituksena on, että eurooppalaiset yritykset keskenään voivat toimittaa sähköisiä verkkolaskuja.
Riittääkö sähköinen lasku?
Laskujen määrämuodoista on kirjoitettu jo muissakin laissa, mm. arvonlisäverolaki määrittelee laskussa tarvittavat tiedot ja nyt niitä on tarkennettu entisestään. Lain yksinkertaisena tarkoituksena on vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon ja se ei onnistu, ellei kaikkia laskuja lähetetä ja saada sähköisinä verkkolaskuina.
Valtio ja useimmat kaupungit ja kunnat ilmoittivat jo muutama vuosi sitten, että he ottavat vain poikkeustapauksissa enää vastaan paperisia skannattuja laskuja tai sähköpostitse lähetettyjä. Tämä päätös sai jo yrittäjät heräämään toimenpiteisiin, mutta asia jäi puolitiehen. Nyt valtio on ilmoittanut ottavansa vastaan 1.4.2020 alkaen vain verkkolaskuja, jotka täyttävät sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin vaatimukset.
Netistä löytyvät edulliset tai jopa ilmaiset laskutusformaatit saavat aikaiseksi sähköisesti lähtevän laskun, mutta se ei ole verkkolasku lähettäjän kannalta. Samoin pankkien tarjoamat laskujen sähköiset välityspalvelut tai laskujen vastaanotot omaan verkkopankkiin eivät ole verkkolaskuja.
Tilaajan oikeus?
Käytännössä lain laajeneminen 1.4.2020 tarkoittaa, että yritykselläsi on tilaajana oikeus pyytää sähköistä verkkolaskua toimittajaltasi. Samoin sinun on kyettävä toimittamaan verkkolasku omille asiakkaillesi heidän sitä pyytäessä.
Mikäli yrityksesi jo hyödyntää tehokkaasti sähköistä taloushallintoa, ei isoja muutoksia ole tulossa. Perinteisen taloushallinnon piirissä olevien yritysten on viimeistään nyt herättävä toimimaan sähköisen taloushallinnon käyttöönottamiseksi. Automaation hyödyt taloushallinnon hoitamisessa ovat kiistattomat: parempi tiedon laatu virheiden vähetessä, reaali- ja oikea-aikainen raportointi sekä nopeammat prosessin läpimenoajat. Automaatio on jo myös luonut uutta liiketoimintaa ja sen avulla vähennetään harmaata taloutta.
Voit itse vaikuttaa siihen onko digitaalisuus yrityksellesi velvollisuus, uhka vai mahdollisuus!
Kirjoittaja Lea Sinivaara