Yrityksen kassavirta hallintaan
Ahti Karjalainen lausui aikanaan Niels Boehria mukaillen ”ennustaminen on vaikeaa, varsinkin tulevaisuuden ennustaminen”. Kassavirran hallinnan ytimessä on tulevaisuuden tarkastelu, mutta onneksi ennustajan lahjoja ei tarvita. Ennakoinnilla, suunnittelulla ja systemaattisella otteella pääsee paljon parempaan lopputulokseen kuin kristallipalloon kurkistamalla.
Kassavirralla tarkoitetaan yksinkertaisesti yritykseen sisään tulevia ja ulos virtaavia rahasuorituksia. Kassavirran suunnittelu ja hallinta auttavat mahdollisimman häiriöttömän virtauksen saavuttamisessa, jolloin kausivaihtelut, kasvun kustannukset tai yllättävät tapahtumat eivät vaaranna yrityksen maksuvalmiutta.
Yrityksen kannattavuudella ja kassavirralla on yhteys, mutta niitä ei pidä sekoittaa keskenään. Kannattavakin yritys voi joutua kassavirtakriisiin erilaisista syistä. Pahimmillaan kassavirtaan liittyvät ongelmat voivat kaataa menestyvänkin yrityksen.
Keinot kassavirran johtamiseen
Jotta yrityksen kassavirtoja voidaan suunnitella ja johtaa, täytyy ensin tunnistaa siihen vaikuttavat elementit, reunaehdot, käytänteet sekä riskit.
1. Tunnista kassavirran keskeiset elementit
Kassavirran ennakointi, suunnittelu ja hallinta kannattaa aloittaa kassavirran elementtien tunnistamisesta. Tämä tapahtuu yksinkertaisesti listaamalla yrityksen keskeiset tulonlähteet. Näitä ovat lähtökohtaisesti yrityksen tuottamien palveluiden ja tuotteiden myynnistä saatavat tulot ja vastaavasti näiden tuottamiseen kuluvat menot. Toimialasta riippuen menorakenne voi olla hyvinkin erilainen. Olennaista on tunnistaa oman liiketoiminnan kannalta keskeiset kassavirran elementit lillukanvarsiin sotkeutumatta.
2. Luo selkeät, toimivat laskutuskäytännöt ja maksuehdot
Laskutuskäytäntöjen ja maksuehtojen avulla yritys voi vaikuttaa tuottamiensa suoritteiden tai palveluiden myynnistä saatavien tulojen kassaan maksun ajankohtaan. Yksinkertainen huomioitava asia on maksuehto. Pyrkimällä mahdollisimman lyhyeen maksuehtoon saadaan rahan kotiutumista nopeutettua. Toki osalla asiakkaista on hyvinkin tiukkoja vaatimuksia pitkistä maksuajoista, joihin yrityksen tulee sopeutua.
Hyödynnettävissä olevat laskutuskäytännöt ovat luonnollisesti hyvin toimialasidonnaisia. Esimerkiksi kalliita, pitkäkestoisia tuotteita tai palveluita tarjoavalle yritykselle laskutuskäytännöillä voidaan vaikuttaa merkittävästi kassavirran muodostukseen. Hyvin usein laskutus keskitetään kuukauden loppuun tai seuraavan kuun alkuun. Laskuttamalla kahden viikon välein tai sitä mukaa kun suoritteet valmistuvat, saadaan tulojen virtausta nopeutettua merkittävästi. Useaan maksuerään jakautuvissa toimeksiannoissa maksuerien ajankohdan hyvällä suunnittelulla saadaan tulojen oikea-aikaisuus kassavirran hallinnan kannalta toteutettua hyvin.
Verkkolaskutusta kannattaa hyödyntää mahdollisimman paljon. Asiakas saa suoraan laskun taloushallinnon järjestelmäänsä ja laskun kiertäminen tarkastuksesta maksatukseen asti on nopeampi.
3. Tarkasta tarvittaessa hankintatoimen käytännöt
Yrityksen hankintatoimen käytännöillä on toimialasta riippuen enemmän tai vähemmän merkitystä. Raaka-aineintensiivisessä liiketoiminnassa hankintojen aikatauluttaminen, maksuehdot ja alennuskäytännöt vaikuttavat merkittävästi yrityksestä ulos suuntaaviin rahavirtoihin.
Ostojen keskittämisellä voidaan saada neuvotteluvoimaa toimittajien suhteen, joka mahdollistaa edullisemmat maksuajat ja volyymialennukset. Vastaavasti palveluorganisaatiossa jossa hankinnat muodostavat pienemmän osan kustannuksista näiden merkitys kassavirran johtamisen kannalta on vähäisempi.
4. Huomioi verotuksen merkitys kassavirran hallinnassa
Verotusta ei välttämättä heti tule ajatelleeksi kassavirran hallinnan kannalta merkitykselliseksi asiaksi, näin kuitenkin on. Asiakkaille lähetettyihin laskuihin lisätään arvonlisävero, jonka yritys on velkaa verottajalle. Tyypillisesti maksut asiakkailta saadaan ennen kuin arvonlisävero täytyy maksaa, mutta ei aina. Alvin maksuvelvollisuus on olemassa riippumatta siitä ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa vai eivät. Jos yrityksen kassassa on vähän pelivaraa, voi tämä asia olla merkityksellinen kassavirran hallinnassa.
Myös tuloverojen optimointi ja suunnittelu auttavat kassanhallinnassa. Oikeansuuruisilla ennakoilla varmistetaan, ettei tule ikäviä yllätyksiä tilikauden lopulla. Tämä edellyttää oikea-aikaista kirjanpitoa ja taloushallinnon tuottamaa tietoa yrityksen tuloksen muodostumisesta.
5. Hajauta ja hallitse myyntisaamisia
Hyvin usein palveluita tai tuotteita luovutetaan asiakkaille laskua vastaan. Tällöin yritykselle muodostuu myyntisaatava ja siihen liittyvä luottoriski – eli riski siitä, että asiakas jättää laskun maksamatta. Asiakkaiden aiheuttamien luottoriskien hallintaa on mahdollista pienentää ”hajauta ja hallitse” -periaatteella. Mikäli mahdollista, asiakassalkku kannattaa rakentaa siten, että yksittäiset asiakkaat eivät edusta valtaosaa yrityksen kassavirroista.
Myyntisaatavien myynti eli faktoring on yksi tapa nopeuttaa laskujen tuloutumista. Myymällä laskunsa eteenpäin faktoring-rahoituspalvelua tarjoavalle taholle yritys saa laskuun sitoutuneet rahavarat käyttöön välittömästi. Tätä voidaan joutua käyttämään esimerkiksi kasvuvaiheessa rahavarojen ollessa tiukat. Faktorin-rahoitus on kuitenkin suhteellisen kallis tapa rahoittaa yrityksen liiketoimintaa, mutta monessa tapauksessa se saattaa olla ainoa vaihtoehto.
Myös avointen myyntisaatavien aktiivinen hallinta – eli avoimista saatavista huomauttaminen ja tarvittaessa perintä on tärkeä osa kassavirran hallintaa. Sen avulla voidaan myös ehkäistä tai ainakin pienentää luottotappioita. Muista siis varmistaa säännöllinen ja oikea-aikainen maksuvalvonta. Myös tämä palvelu on helppo ulkoistaa siihen erikoistuneille tahoille kuten tilitoimistolle tai perintätoimistolle.
6. Hyödynnä ammattilaisen apua tarvittaessa
Kassavirran suunnittelu ja hallinta eivät ole vaikeita asioita, mutta kuten monet muutkin asiat se jää helposti hoitamatta muiden kiireiden keskellä. Taloushallinnon ulkoistaminen ei kokonaan poista omaa työtä, mutta se vähentää sitä merkittävästi ja auttaa keskittymään olennaiseen. Hyvä kirjanpitäjä kykenee auttamaan yrityksen johtoa kassavirran suunnittelussa, seurannassa ja hallinnassa.
Kirjoittaja Harri Kanerva.
Teksti on julkaistu 8.6.2018 ja sitä on päivitetty 26.6.2019.