Verkkolaskulaki laajenee 1.4.2020: yritysten velvoitteet sähköiseen laskutukseen
Tiesitkö, että huhtikuun 2020 alusta lähtien tilaajayritys voi vaatia toimittajalta verkkolaskuja ja kieltäytyä maksamasta manuaalisesti lähetettyjä laskuja? Laskujen on myös sisällettävä uusia pakollisia laskutustietoja, joita ei ennen Suomen laissa ole vaadittu. Vaatimukset perustuvat verkkolaskulakiin, joka on osa EU:n verkkolaskudirektiiviä.
Mitä verkkolaskulaki tarkoittaa?
Eduskunta hyväksyi vuoden 2019 alussa lain hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (HE 256/2018 vp), joka ohjaa yritysten ja julkishallinnon laskutusta sähköiseen muotoon. Verkkolaskulain takana on Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vuodelta 2014. Lain tarkoituksena on tehostaa sekä julkishallinnon että yritysten taloushallintoa luomalla puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn. Tavoitteena on myös, että eurooppalaiset yritykset voivat jatkossa toimittaa keskenään sähköisiä verkkolaskuja.
Keitä verkkolaskulaki koskee?
1.4.2019 alkaen Valtion hankintayksiköt ovat olleet velvoitettuja vastaanottamaan ja käsittelemään sähköisiä standardin mukaisia laskuja tietyn suuruisissa hankinnoissa. Nyt valtio on ilmoittanut ottavansa vastaan 1.4.2020 alkaen vain verkkolaskuja, jotka täyttävät sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin vaatimukset.
Laki laajenee vuoden 2020 huhtikuun alussa koskemaan myös elinkeinonharjoittajia, jotka tekevät kauppaa B2B-sektorilla. Kuluttajakauppa on lain ulkopuolella edelleen. Yritysten välisessä kaupassa ei ole verkkolaskun lähetyspakkoa, mutta laki antaa tilaajalle oikeuden pyynnöstä saada verkkolasku toimittajalta määrämuotoisena sähköisenä laskuna. Pienet yritykset, joiden liikevaihto on alle 10 TEUR vuodessa, jäävät lain soveltamisen ulkopuolelle.
Mitä velvoitteita verkkolaskulaki tuo yrityksille?
Käytännössä lain laajeneminen 1.4.2020 tarkoittaa, että yritykselläsi on tilaajana oikeus pyytää sähköistä verkkolaskua toimittajaltasi. Samoin sinun on kyettävä toimittamaan verkkolasku omille yritysasiakkaillesi heidän sitä pyytäessä.
Mikäli yrityksesi jo hyödyntää tehokkaasti sähköistä taloushallintoa, ei isoja muutoksia ole tulossa. Perinteisen taloushallinnon piirissä olevien yritysten on puolestaan syytä olla hereillä ja tehdä tarvittavia toimia sähköisen taloushallinnon käyttöönottamiseksi.
Mitä laissa edellytetty sähköinen laskutus tarkoittaa?
Verkkolaskulain edellyttämä sähköinen laskutus tarkoittaa käytännössä prosessia, jossa lasku on laadittu, lähetetty, vastaanotettu, tarkistettu, hyväksytty ja maksettu koneellisesti luettavana (rakenteisessa) sähköisessä muodossa. Eli tiivistäen: laskun tulee siirtyä sähköisesti ja automaattisesti järjestelmästä toiseen ja edetä käsittelijältä toiselle sähköisessä muodossa.
Verkkolaskuformaateistamme esimerkiksi Finvoice 3.0 vastaa eurooppalaista standardia. Käytännössä tämä tarkoittaa myös sitä, että ohjelmistotoimittajien tulee päivittää taloushallinnon tietojärjestelmänsä tukemaan kyseistä standardia.
Miten TietoAkseli ja ohjelmistotoimittajamme ovat varautuneet lakimuutokseen?
TietoAkseli hyödyntää taloushallintopalveluidensa tuottamisessa jo vahvasti sähköistä taloushallintoa. Olemme varmistaneet, että ohjelmistotoimittajamme, Procountor, Netvisor ja Lemonsoft, ovat varautuneet verkkolaskulain muutoksiin ja lainsäädännön edellyttämä Finvoice 3.0 -formaatti tulee käyttöön kaikissa järjestelmissä viimeistään maaliskuun loppuun mennessä.
Maksuton webinaaritallenne aiheesta
Järjestimme webinaarin asiasta yhteistyössä ohjelmistotoimittajamme Visma Netvisorin kanssa.